12 Skill Administrasi Kantor & Tips Meningkatkannya

Salah satu peran krusial dalam struktur organisasi maupun perusahaan adalah profesi admin.

Beberapa tugas penting staf administrasi kantor adalah mengelola dokumen, mengatur jadwal, hingga menjadi penghubung komunikasi antardepartemen.

Tidak heran jika perusahaan membutuhkan tenaga ahli untuk menangani administrasi. Pasalnya, kinerja staf administrasi kantor memengaruhi kelancaran operasional perusahaan.

Nah, jika kamu tertarik atau kini sedang berkerja di bidang administrasi kantor, kamu tentu harus menguasai beberapa skill tertentu. Apa saja skill penting untuk profesi admin? Bagaimana cara mengembangkan skill tersebut?

Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama!

• Apa Itu Administrasi Kantor?
• Mengapa Skill Administrasi Kantor Penting?
• Jenis-jenis Skill Administrasi Kantor
• Peran Penting Etika Kerja dalam Administrasi Kantor
• Tips Meningkatkan Skill Administrasi Kantor
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Skill Administrasi Kantor

⁠Apa Itu Administrasi Kantor? 

Administrasi kantor adalah serangkaian proses untuk mengelola seluruh aktivitas di lingkungan perkantoran. Aktivitas ini umumnya mencakup perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan tugas-tugas administratif. 

Bisa dibilang, proses administrasi merupakan kunci penting atas kelancaran operasional suatu kantor. Setiap tempat kerja mungkin memiliki detail tugas administrasi yang berbeda. Namun, pada umumnya, tugas staf administrasi kantor adalah sebagai berikut: 

• Menyimpan, mengarsipkan, dan mengelola dokumen (baik fisik maupun digital).
• Mengelola inventaris kantor, seperti alat tulis, perangkat kerja, dan kebutuhan lainnya.
• Mengatur jadwal kegiatan, termasuk rapat, acara perusahaan, atau pertemuan dengan klien.
• Menjalin komunikasi dengan pihak internal (rekan kerja, atasan) maupun eksternal (klien, mitra bisnis).
• Mendukung kegiatan administratif lainnya, seperti menangani tamu, membantu proses rekrutmen, atau menyiapkan laporan. 

Sebagai staf administrasi, kamu tentu harus mampu melaksanakan berbagai tersebut secara efisien agar operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar.

⁠Mengapa Skill Administrasi Kantor Penting? 

Efisiensi kerja berperan penting dalam administrasi kantor untuk menyelesaikan berbagai tugas rutin secara efektif dan tepat waktu.

Ketika administrasi sudah berjalan efektif, masing-masing karyawan dapat fokus pada proyek atau tugas-tugas yang lebih strategis. 

Hasilnya, produktivitas produktivitas perusahaan pun akan meningkatkan secara keseluruhan. Idealnya, efisiensi juga melibatkan sistem otomatis dan proses terstruktur sesuai prosedur. Hal ini membuat proses administrasi kantor jadi lebih jelas dan terkontrol. 

Nah, menguasai skill administrasi kantor menjadi kunci untuk mewujudkan efisiensi ini dengan baik. Namun, administrasi kantor tidak hanya berkisar pada tugas-tugas harian saja. Skill ini mencerminkan kemampuanmu untuk: 

• Menjaga organisasi dan pengelolaan pekerjaan secara efektif.
• Menyelesaikan masalah administratif dengan cepat dan tepat.
• Menunjang operasional kantor agar tetap berjalan lancar. 

Dengan memiliki skill administrasi yang baik, kamu telah membantu perusahaan lebih produktif. Pada akhirnya, hal tersebut akan membuka peluang karier yang lebih luas di masa depan.

⁠Jenis-jenis Skill Administrasi Kantor 

Untuk menjalankan tugas administrasi kantor secara efisien, kamu perlu memiliki berbagai keterampilan khusus. Berbagai skill itu akan membantu kamu memastikan setiap pekerjaan terselesaikan dengan rapi dan profesional. 

Berikut adalah keterampilan administrasi kantor yang harus kamu kuasai: 

1. Keterampilan komunikasi yang efektif 

Salah satu soft skill administrasi untuk mendukung efisiensi kerja adalah komunikasi efektif.

Komunikasi, baik secara verbal maupun tertulis, merupakan skill wajib staff administrasi perkantoran. 

Kemampuan ini membantumu dalam menyampaikan informasi dan instruksi secara efektif kepada berbagai pihak. Alhasil, kesalahpahaman dapat dihindari, hubungan profesional dapat terjalin, serta memperkuat kolaborasi antar-departemen. 

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi efektif, kamu bisa menerapkan cara-cara berikut ini:

• Latihan mendengarkan secara aktif.
• Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, baik secara verbal maupun tertulis.
• Jaga bahasa tubuh dan intonasi suara saat berbicara.
• Perhatikan ejaan dan tanda baca saat menulis pesan.
• Sesuaikan gaya bahasa bicara maupun tulisan dengan lawan bicara atau audiens. 

2. Manajemen waktu 

Staf administrasi kantor sering kali harus menyelesaikan banyak tugas dengan deadline ketat. Agar seluruh tugas dapat selesai tepat waktu, kamu perlu mengelola waktu secara efektif. 

Untuk meningkatkan kemampuan ini, buatlah daftar tugas harian yang harus diselesaikan.

Kerjakan tugas yang paling mendesak terlebih dulu. Jika memungkinkan, delegasikan tugas-tugas tertentu kepada rekan kerja untuk meringankan workload. 

Manfaatkan tools seperti Google Calendar atau Trello untuk meningkatkan efisiensi manajemen proyek.

3. Pengelolaan dokumen dan arsip 

Salah satu tugas staf administrasi adalah mengelola dokumen dan arsip. Skill ini wajib dimiliki untuk memudahkan pencarian dokumen. Hal tersebut akan sangat membantumu dalam mendukung perusahaan dalam membuat keputusan bisnis. 

Sistem arsip yang rapi juga dapat menjaga keamanan dan kemudahan akses terhadap informasi. Dengan begitu, produktivitas kerja dapat meningkat dan risiko kehilangan data juga dapat dihindari. 

Untuk menyusun sistem arsip dokumen secara efisien, kamu bisa memperhatikan tips berikut: 

• Pisahkan dokumen berdasarkan kategori tertentu agar lebih mudah ditemukan.
• Berikan labeling yang jelas untuk setiap dokumen.
• Tentukan metode pengarsipan yang sesuai, misalnya secara alfabetis atau kronologis.
• Digitalisasi dokumen agar lebih aman. 

4. Penggunaan teknologi kantor 

Teknologi memainkan peran besar dalam pekerjaan administrasi. Jadi, pahamilah berbagai software yang membantu menyelesaikan tugas lebih cepat dan akurat.

Saat ini, sudah tersedia software untuk mengotomasi tugas-tugas administratif dengan lebih praktis. 

Kamu bisa dengan mudah melakukan penjadwalan rapat, pembuatan laporan, bahkan hingga penggajian. Beberapa tools yang penting untuk profesi staf adminstrasi adalah:

• Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint.
• Google Workspace yang meliputi Google Drive, Google Docs, dan Google Sheets.
• Software pengelolaan data dan komunikasi seperti SAP, Zoom, atau Microsoft Teams.
• Software manajemen email seperti Microsoft Outlook dan Gmail.
• Tool kolaborasi seperti Slack.
• Software manajemen proyek seperti Asana atau Trello untuk membantumu mengatur tugas secara efisien. 

5. Keterampilan multitasking 

Banyak tugas administratif yang sering kali membutuhkan perhatian dalam waktu bersamaan.

Beberapa contohnya adalah pengaturan jadwal, pengelolaan dokumen, hingga merespons email. Nah, skill multitasking dapat membantumu menyelesaikan pekerjaan tersebut secara efisien. 

Dengan multitasking, kamu bisa menjaga produktivitas di tengah padatnya tugas.

Untuk mengembangkan skill multitasking, belajarlah melatih fokus sehari-hari. Lalu, bagi pekerjaan besar menjadi beberapa tugas kecil agar lebih mudah dikerjakan. 

6. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan 

Dalam menjalankan pekerjaan administratif kantor, problem-solving menjadi soft skill administrasi yang krusial. 

Skill ini dapat membantumu menghadapi berbagai tantangan sehari-hari. Misalnya seperti kendala logistik, perubahan jadwal mendadak, atau permintaan mendesak. 

Dalam situasi mendesak, kamu juga akan dituntut untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Nah, jika kamu menemui situasi mendesak, usahakan tetap tenang agar bisa berpikir rasional. Fokuslah pada informasi yang relevan dan pertimbangkan risiko dari setiap opsi keputusan. 

7. Keterampilan berorganisasi 

Sebagai staf administrasi, keterampilan organisasi adalah fondasi pekerjaanmu. Kamu harus mampu mengatur dokumen, jadwal, dan inventaris kantor secara sistematis.

Nah, skill satu ini berperan penting untuk menjaga keteraturan dalam pekerjaanmu sehari-hari. 

Keterampilan organisasi yang baik akan membantumu mengatur waktu dan menyusun prioritas secara efisien.

Risiko pekerjaan menumpuk pun dapat kamu cegah. Jadi, kamu bisa lebih tepat waktu dalam bekerja. 

Untuk mendukung tugas administratif, gunakan sistem penyimpanan dokumen yang terstruktur.

Lalu, biasakan diri untuk membersihkan meja kerja setiap hari. Meja yang rapi bisa membantu mengurangi distraksi dan meningkatkan fokus. 

8. Pengelolaan keuangan kantor 

Beberapa perusahaan mengharuskan staf administrasi untuk mengelola keuangan. Oleh sebab itu, pelajari dasar-dasar pengelolaan anggaran kantor. 

Dalam mengelola keuangan perusahaan, utamakan transparansi. Kamu bisa menetapkan anggaran berdasarkan kebutuhan, lalu rutinlah memantau pengeluaran. Tak lupa, buatlah laporan keuangan secara berkala. 

Catatlah setiap transaksi secara rinci dan selalu simpan bukti pengeluaran. Lalu, lakukan audit keuangan secara berkala untuk memastikan akurasi laporan keuangan. 

9. Pelayanan pelanggan yang berkualitas 

Meskipun tugas utama administrasi kantor lebih berfokus pada pengelolaan dokumen, tetapi kemampuan memberikan pelayanan pelanggan dapat menjadi nilai tambah.

Terlebih, dalam peran yang melibatkan interaksi dengan klien, tamu, atau rekan kerja lainnya. 

Dengan pelayanan yang baik, pelanggan akan merasa diperhatikan sehingga meningkatkan kepuasan mereka. Hal ini dapat membantu membangun reputasi yang positif bagi perusahaan.

Untuk mewujudkannya, latih skill komunikasimu dengan mendengarkan aktif dan berbicara dengan jelas.

Lalu, respon keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan cepat untuk menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu mereka. 

10. Kemampuan beradaptasi 

Dunia kerja sering kali mengalami perubahan, seperti penerapan teknologi baru atau pergeseran kebijakan.

Itulah kenapa staf administrasi perlu menguasai kemampuan adaptasi agar bisa tetap produktif dalam berbagai situasi.

Jadi, ketika harus menghadapi berbagai perubahan, kamu bisa mengatasinya secara tenang dan efektif 

Agar bisa menjadi staf administrasi yang mampu beradaptasi, miliki sikap terbuka.

Lalu, pelajari berbagai keterampilan baru untuk mempersiapkan diri menghadapi perubahan. Ikuti pelatihan atau seminar untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di lingkungan kerja. 

11. Keterampilan kerja sama tim 

Sebagian besar tugas administratif kantor membutuhkan kolaborasi. Oleh sebab itu, kamu perlu menguasai keterampilan team work.  

Komunikasi dan koordinasi menjadi kunci penting dalam kerja sama tim. Kedua hal tersebut dapat membantumu dan tim untuk membangun hubungan interpersonal yang kuat.

Nantinya, ini akan membantumu dalam mencapai tujuan bersama secara efektif. 

12. Keterampilan menulis bisnis 

Staf administrasi kantor harus mampu melakukan komunikasi tertulis secara efektif. Pahami bagaimana melakukan surat menyurat, menulis email, dan membuat dokumen bisnis yang profesional. 

Apa pun jenis dokumen yang kamu tulis, jelaskan maksud dan tujuanmu dengan ringkas dan jelas. Jika harus menyampaikan beberapa poin, gunakan format bullet points agar lebih mudah dipahami. 

Lalu, sebelum mengirim dokumen, periksa kembali ejaan dan tata bahasa. Pasalnya, typo atau kesalahan penulisan dapat membuat pesanmu terkesan kurang profesional.

⁠Peran Penting Etika Kerja dalam Administrasi Kantor 

Jangan lupakan etika kerja dalam menjalankan tugas-tugas administratif. Etika kerja meliputi nilai-nilai, norma, dan prinsip yang memandu perilaku di lingkungan kerja. 

Dengan etika yang kuat, kamu sudah sangat membantu membentuk lingkungan yang kondusif, saling mendukung, dan produktif.

Selain itu, ketika setiap orang mematuhi etika, risiko terjadinya konflik juga akan berkurang. 

Agar tugas administrasi berjalan dengan lancar dan profesional, berikut langkah yang bisa dilakukan: 

• Tepat waktu dalam menghadiri seluruh jadwal.
• Berkomitmen dan selalu menepati janji.
• Bertindak dengan tanggung jawab.
• Jaga informasi sensitif dan rahasia perusahaan.
• Hormati rekan kerja dan atasan.

⁠Tips Meningkatkan Skill Administrasi Kantor 

Agar keterampilan kamu bisa terus berkembang ketika bekerja di bidang administrasi kantor, berikut adalah cara-cara yang dapat kamu lakukan: 

Pengelolaan stres di tempat kerja 

Dengan beban kerja yang cukup tinggi, staf administrasi kerja rentan mengalami stres.

Meskipun wajar, sebaiknya jangan biarkan hal tersebut agar tidak berkembang menjadi burnout. Kuncinya adalah mengelola stres dengan cara yang sehat. 

Temukan coping mechanism untuk menjaga keseimbangan fisik dan mentalmu. Berikut beberapa cara yang bisa kamu lakukan: 

• Manajemen waktu yang baik.
• Rutin berolahraga dan beraktivitas fisik seperti yoga atau jalan pagi untuk meredakan ketegangan.
• Istirahat yang cukup. Pastikan pola tidurmu teratur agar tubuh dan pikiran tetap segar.
• Berlatih teknik relaksasi seperti meditasi atau teknik pernapasan dalam. Teknik ini dapat menjadi solusi untuk mengurangi stres seketika.
• Luangkan waktu untuk melakukan aktivitas yang kamu sukai. Menjalankan hobi membantu menyeimbangkan kehidupan kerja dan pribadi.
• Jika stres sulit dikendalikan, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan psikolog atau konselor. 

Pengembangan diri dan pelatihan berkelanjutan 

Sama seperti bidang lain, pekerjaan administrasi kantor juga punya tantangan tersendiri. Nah, salah satu tantangan yang pasti akan muncul adalah perubahan prosedur kerja dan teknologi.

Untuk itulah, seorang staf administrasi kantor juga harus punya kemauan untuk terus meningkatkan skill dan peka terhadap perkembangan teknologi.

Dengan terus mengasah keterampilan, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Ketika keterampilanmu meningkat, kamu akan punya peluang lebih besar untuk mendapat promosi jabatan. 

Untuk mengembangkan diri sebagai staf administrasi kantor, ikuti pelatihan dan sertifikasi yang relevan. 

Pelatihan software manajemen proyek, Microsoft Office, hingga kepemimpinan dapat kamu pertimbangkan. Kamu juga bisa mendapatkan sertifikasi untuk meningkatkan nilai tambahmu di perusahaan. 

Memahami tren dan inovasi dalam administrasi kantor 

Tren dan inovasi dalam administrasi semakin berkembang seiring perubahan kerja dan kemajuan teknologi.

Kamu perlu memahami tren terbaru agar bisa terus memberikan kontribusi kerja yang relevan. Berikut beberapa contohnya: 

• Sistem kerja remote atau hybrid.
• Penggunaan sistem automasi dan kecerdasan buatan (AI).
• Penggunaan teknologi kolaborasi.
• Tuntutan akan fleksibilitas dalam pekerjaan.
• Meningkatnya kesadaran akan kesehatan mental karyawan. 

Dengan memahami tren terkini, kamu dapat memberikan nilai tambah yang signifikan dalam pekerjaan.

Mulailah langkah-langkah ini secara bertahap untuk menjadi staf administrasi yang profesional dan punya produktivitas tinggi.

⁠Kesimpulan 

Beberapa skill penting di bidang administrasi kantor adalah pengelolaan dokumen, manajemen waktu, dan komunikasi.

Tiga skill itu adalah pilar utama untuk menjalankan tanggung jawab perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengawasan tugas administratif.

Selain itu, pekerjaan administratif juga membutuhkan keterampilan multitasking, pemecahan masalah, dan juga kemampuan berorganisasi.

Tertarik bekerja dan membangun karier di bidang administrasi? Temukan banyak lowongan kerja administrasi hanya di situs dan aplikasi Jobstreet!

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Skill Administrasi Kantor 

1. Apa keterampilan administrasi kantor yang paling dibutuhkan saat ini?
   ⁠Keterampilan administrasi kantor terus berkembang seiring tuntutan bisnis dan perubahan teknologi. Saat ini, beberapa keterampilan utama yang dibutuhkan perusahaan untuk mengelola administrasi kantor adalah:
   ⁠- Penguasaan tools produktivitas seperti Microsoft Office dan manajemen proyek.
   ⁠- Manajemen waktu dan multitasking.
   ⁠- Keterampilan komunikasi efektif, baik verbal maupun tulisan.
   ⁠- Kemampuan berorganisasi.
   ⁠- Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
   ⁠- Pengelolaan proyek.
   ⁠
2. Bagaimana cara meningkatkan keterampilan komunikasi di tempat kerja?
   ⁠Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi, kamu bisa melakukan beberapa cara berikut ini:
   ⁠- Berlatih mendengarkan secara aktif dan penuh empati.
   ⁠- Ambil kesempatan berbicara dalam kelompok kecil atau besar untuk mengembangkan kemampuan verbal.
   ⁠- Berlatih kemampuan menulis pesan dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
   ⁠- Minta feedback dari rekan kerja atau atasan.
   ⁠- Perhatikan komunikasi non-verbal, jaga bahasa tubuh dan intonasi suara.
   ⁠- Tingkatkan kesadaran diri untuk mengenali caramu berkomunikasi.
   ⁠- Jika memungkinkan, ikuti pelatihan atau workshop komunikasi.
   ⁠
3. Apakah semua orang bisa belajar multitasking dengan efektif?
   ⁠Secara umum, semua orang bisa belajar multitasking dengan efektif. Namun, ada sejumlah faktor yang memengaruhi seberapa efektif seseorang dalam melakukan multitasking, yaitu:
   ⁠- Tingkat keterampilan dasar seseorang dalam mengelola tugas.
   ⁠- Kemampuan seseorang dalam berpindah dari satu tugas ke tugas lain.
   ⁠- Intensitas praktik multitasking.
   ⁠- Tingkat pengalaman kerja.
   ⁠- Penggunaan alat manajemen waktu atau alat produktivitas.
   ⁠- Kesadaran diri untuk mengetahui kapan harus multitasking.
   ⁠
4. Bagaimana cara menjaga keseimbangan antara pekerjaan administrasi dan tugas lainnya?
   ⁠Lakukan cara berikut untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan administrasi dan tugas lainnya:
   ⁠- Buat daftar tugas harian, urutkan berdasarkan prioritas.
   ⁠- Kerjakan tugas yang paling mendesak terlebih dulu.
   ⁠- Tetapkan deadline untuk diri sendiri.
   ⁠- Jadwalkan waktu khusus untuk mengerjakan tugas administrasi.
   ⁠- Delegasikan tugas dan tanggung jawab jika memungkinkan.
   ⁠- Manfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi kerja.
   ⁠
5. Apa tips terbaik untuk mengelola dokumen secara efisien?
   ⁠Untuk mengelola dokumen secara efisien, perhatikan beberapa tips berikut:
   ⁠- Tetapkan prosedur untuk mengelola dokumen.
   ⁠- Kelompokkan dokumen berdasarkan kategori tertentu, seperti proyek atau jenis dokumen.
   ⁠- Berikan label atau tag untuk menandai dokumen.
   ⁠- Terapkan sistem penamaan yang konsisten untuk mempermudah pencarian dokumen.
   ⁠- Jadwalkan waktu rutin untuk memeriksa dan merapikan dokumen.
   ⁠- Jangan lupa backup dokumen secara berkala.