30+ Pertanyaan Interview Virtual Assistant dan Contoh Jawabannya

Salah satu pekerjaan yang semakin populer dalam tiga tahun terakhir adalah virtual assistant atau VA. Banyak orang tertarik menjadi VA karena bisa mendapat gaji tinggi dari mata uang asing meski bekerja di rumah.

Selain itu, VA juga menawarkan fleksibilitas waktu kerja. Nah, kalau tertarik bekerja sebagai VA, kamu tentu harus melakukan persiapan yang matang. Salah satunya adalah mempelajari pertanyaan interview virtual assistant yang sering muncul.

Secara garis besar, tugas atau tanggung jawab VA berhubungan dengan kerja administratif seperti mengatur jadwal, menangani email, mengelola dokumen, melakukan riset data, hingga menjembatani komunikasi klien.

Tidak jarang, tugas VA juga mencakup pengelolaan media sosial. Jadi, pertanyaan interview VA sebagian besar akan seputar aspek-aspek tersebut.

Penasaran apa saja pertanyaan yang sering muncul dalam interview VA dan cara menjawabnya? Apa saja skill yang dibutuhkan untuk menjadi VA?

Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama!

• Keterampilan Utama Virtual Assistant
• Pertanyaan Umum Interview VA
• Pertanyaan Teknis Interview VA 
• Pertanyaan Soft Skill Virtual Assistant
• Pertanyaan tentang Pengalaman Kerja VA
• Pertanyaan tentang Gaji dan Penghargaan
• Tips Sukses Interview Virtual Assistant
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Interview Virtual Assistant

⁠Keterampilan Utama Virtual Assistant 

Untuk menjadi VA, kamu perlu memiliki kombinasi keterampilan teknis dan soft skills yang solid.

Ketika menghadapi pertanyaan wawancara, pastikan kamu menunjukkan bagaimana keterampilan ini relevan dengan pengalamanmu. 

Berikut adalah keterampilan utama profesi VA yang sering dicari oleh para perekrut: 

Keterampilan teknis 

Keterampilan ini berkaitan dengan kemampuanmu dalam menggunakan tools dan menyelesaikan tugas-tugas berbasis teknologi.

Untuk menjadi virtual assistant, bekali dirimu dengan hard skills berikut: 

• Manajemen email yang meliputi mengelola inbox dan merespons pesan dengan cepat. Pahami juga fitur seperti label, folder, dan otomatisasi dalam Gmail atau Outlook.
• Software manajemen proyek seperti Trello atau Asana untuk mengatur tugas tim dan jadwal kerja.
• Software pengolahan data, seperti Microsoft Excel dan Google Sheets. Tools ini sangat membantu dalam membuat laporan, grafik, dan analisis sederhana.
• Mengelola media sosial di platform seperti Instagram, Facebook, atau Twitter.
• Menggunakan Canva atau aplikasi desain lainnya. Sebab, mungkin kamu harus membuat visual sederhana seperti banner, infografis, atau presentasi.
• Menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan profesional melalui email, chat, atau media sosial.
• Kemampuan bahasa asing. Keterampilan ini sangat penting karena sebagian klien VA berasal dari luar negeri. Dengan menguasai bahasa asing, terutama Inggris, kamu tentu akan lebih mudah mendapatkan klien yang potensial.

Soft Skills 

Selain keterampilan teknis, soft skills sangat penting untuk membantu VA beradaptasi dalam lingkungan kerja yang dinamis.

Lalu, apa saja soft skills yang harus dimiliki VA agar sukses dan mampu bersaing? Berikut beberapa di antaranya:

• Kemampuan komunikasi secara jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis. Komunikasi diperlukan untuk memberikan pembaruan rutin kepada klien atau atasan.
• Manajemen waktu yang baik. Kamu harus mampu menyelesaikan tugas sesuai deadline, terutama saat menangani klien yang berbeda.
• Kemampuan multitasking. Kamu harus mampu mengerjakan beberapa tugas sekaligus tanpa mengurangi kualitas pekerjaan.
• Problem solving ketika dihadapkan pada berbagai hambatan dalam pekerjaanmu atau kebutuhan klien.
• Mampu beradaptasi dengan kebutuhan klien yang terus berubah dan jadwal yang tidak tetap.

⁠Pertanyaan Umum Interview VA 

Pertanyaan umum biasanya bertujuan untuk memahami kemampuan, pengalaman, dan kesesuaian diri kamu secara keseluruhan dengan kebutuhan klien.

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan umum yang sering diajukan, serta tips untuk menjawabnya: 

1. "Ceritakan tentang dirimu dan latar belakangmu?" 

Tujuan dari pertanyaan ini untuk mengetahui pengalaman, keterampilan, dan bagaimana kamu cocok dengan peran VA. 

Jadi, mulailah dengan menceritakan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja yang relevan.

Contoh jawaban: 

"Saya lulusan Administrasi Bisnis dengan pengalaman 2 tahun sebagai asisten pribadi. Dalam peran tersebut, saya mengelola jadwal atasan, menyusun laporan, dan menangani komunikasi dengan klien. Saya juga terbiasa menggunakan software seperti Trello, Canva, dan Google Workspace, yang relevan untuk tugas sebagai VA." 

2. “Ceritakan tentang pengalaman Anda sebagai Virtual Assistant.” 

Lewat pertanyaan ini, pewawancara ingin mengukur pengalaman praktis kamu di bidang VA.

Jadi, jawablah dengan menyebutkan proyek atau tugas spesifik yang pernah kamu tangani. Lalu, tunjukkan hasil atau dampak dari pekerjaanmu. 

Contoh jawaban: 

"Saya telah bekerja sebagai VA selama 2 tahun. Tugas-tugas saya termasuk menangani administrasi proyek, manajemen email, dan jadwal pertemuan klien. Salah satu proyek saya adalah membantu klien mengelola akun media sosial mereka, termasuk membuat konten dan menjadwalkannya. Hasilnya, engagement media sosial mereka meningkat hingga 20% dalam 3 bulan." 

3. “Apa tantangan terbesar yang pernah Anda hadapi dan bagaimana Anda mengatasinya?” 

Melalui pertanyaan ini, HRD ingin menilai kemampuan kamu dalam menghadapi masalah dan mencari solusi.

Untuk menjawabnya, jelaskan tantangan spesifik yang relevan dengan pekerjaan VA. Fokuslah pada langkah-langkah yang kamu ambil untuk mengatasi situasi tersebut. 

Contoh jawaban: 

"Tantangan terbesar saya adalah mengatur prioritas ketika ada permintaan mendadak dari klien di tengah jadwal padat. Saya mengatasinya dengan menggunakan task manager untuk membuat skala prioritas berdasarkan urgensi. Selain itu, saya selalu berkomunikasi dengan klien untuk memastikan bahwa tugas mereka selesai tepat waktu." 

4. “Bagaimana cara Anda mengatur prioritas tugas dari berbagai klien?” 

Melalui pertanyaan ini, pewawancara akan menilai kemampuan multitasking dan manajemen waktu.

Jadi, untuk menjawabnya, jelaskan metode spesifik yang sering kamu gunakan, seperti aplikasi atau teknik manajemen waktu. Selain itu, kamu juga bisa menunjukkan fleksibilitas dan kemampuan komunikasi efektif.

Contoh jawaban: 

"Saya menggunakan metode prioritas seperti Eisenhower Matrix untuk memisahkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Saya juga membuat to-do list harian di aplikasi seperti Trello. Untuk memastikan semua berjalan lancar, saya selalu berkoordinasi dengan klien mengenai prioritas mereka yang mendesak." 

5. "Apa yang membuat Anda cocok untuk peran ini?" 

Tujuan pertanyaan ini adalah untuk mengetahui nilai tambah yang kamu tawarkan sebagai VA.

Tips menjawabnya adalah dengan menghubungkan keterampilanmu dengan kebutuhan klien. Selain itu, jangan ragu menyebutkan kualitas unik yang membedakanmu dari kandidat lain. 

Contoh jawaban: 

"Saya cocok untuk peran ini karena saya memiliki kemampuan multitasking yang baik dan pengalaman dalam mengelola tugas secara remote. Selain itu, saya selalu berusaha memahami kebutuhan klien dan memberikan solusi yang tepat waktu dan efisien."

6. "Apa yang memotivasi Anda untuk bekerja sebagai virtual assistant?" 

Untuk pertanyaan ini, kaitkan jawaban dengan hal yang relevan seperti fleksibilitas atau pengembangan diri.

Lalu, sebutkan kelebihan bekerja sebagai VA. Dengan begitu, rekruter dapat menilai motivasi intrinsikmu dengan baik. 

Contoh jawaban: 

"Saya sangat termotivasi untuk bekerja sebagai VA karena fleksibilitas yang ditawarkan memungkinkan saya mengatur waktu dengan lebih baik. Selain itu, saya merasa senang bisa membantu klien mencapai tujuan mereka. Saya juga sangat menikmati tantangan baru yang terus mengasah keterampilan saya." 

⁠Pertanyaan Teknis Interview VA 

Melalui pertanyaan teknis interview VA, rekruter ingin mengukur keahlianmu dalam melakukan kolaborasi online. Hal ini mencakup penggunaan teknologi untuk pengelolaan proyek dan praktik keamanan dalam kaitannya dengan sistem kerja remote.

Berikut beberapa contoh pertanyaan teknis yang sering muncul, beserta tips menjawabnya: 

7. “Apa perangkat lunak yang Anda gunakan untuk manajemen proyek?” 

Melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin mengetahui tingkat penguasaan kamu terhadap alat manajemen proyek yang umum digunakan.

Jadi, sebutkan software populer yang relevan dengan kebutuhan VA. Sertakan juga alasan mengapa kamu memilih alat tersebut dan bagaimana penggunaannya. 

Contoh jawaban: 

"Saya biasa menggunakan Trello dan Asana untuk mengelola proyek. Trello membantu saya membuat daftar tugas dengan visualisasi yang sederhana. Di lain sisi, Asana saya gunakan untuk tugas-tugas yang lebih kompleks karena memiliki fitur pelaporan yang lebih lengkap." 

8. “Bagaimana Anda menangani file sharing secara aman?” 

Untuk menjawab pertanyaan ini, sebutkan platform yang kamu gunakan Kamu juga bisa menunjukkan langkah-langkah yang kamu ambil untuk menjaga keamanan file.

Contoh jawaban:

"Saya menggunakan Google Drive untuk berbagi file karena pengaturan izin aksesnya fleksibel. Saya memastikan file hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin melalui pengaturan ‘view only’ atau ‘edit specific’. Selain itu, saya rutin memeriksa ulang izin akses untuk memastikan tidak ada pelanggaran keamanan." 

9. “Bagaimana pengalaman Anda dengan alat kolaborasi online seperti Slack, Asana, atau Trello?” 

Melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin mengukur pengalamanmu dalam menggunakan alat komunikasi dan manajemen tugas.

Untuk itulah, ceritakan pengalaman nyata dengan alat-alat tersebut. Jangan lupa untuk menjelaskan bagaimana alat tersebut membantu pekerjaanmu.

Contoh Jawaban: 

"Saya menggunakan Slack untuk komunikasi cepat dan diskusi tim. Fitur channel-nya memudahkan saya dalam mengatur topik pembicaraan. Untuk manajemen proyek, saya menggunakan Trello dan Asana. Trello saya gunakan untuk tugas-tugas harian, sementara Asana untuk proyek yang membutuhkan pelacakan progres secara detail." 

10. "Apakah Anda pernah menggunakan software pengelolaan email? Jika iya, bagaimana pengalaman Anda?" 

Melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin menilai tingkat penguasaan kamu dalam mengelola komunikasi klien.

Jadi, untuk menjawabnya, cobalah menyebutkan software dan fungsi spesifik yang sering kamu manfaatkan.

Contoh jawaban: 

"Saya terbiasa menggunakan software seperti Gmail dan Outlook untuk mengelola email. Dengan fitur seperti label dan filter di Gmail, saya dapat menyortir email berdasarkan prioritas. Di Outlook, saya sering menggunakan fitur kalender terintegrasi untuk merencanakan rapat dan acara."

11. “Apa alat produktivitas favorit Anda dan mengapa?” 

Jawab pertanyaan ini dengan menyebutkan tools atau software favoritmu, seperti jawaban berikut: 

“Alat produktivitas favorit saya adalah Trello. Saya suka tampilannya yang simpel dan adanya fitur papan visual. Trello membantu saya untuk mengelola tugas dengan rapi dan memprioritaskan tugas secara efektif.” 

12. “Bagaimana Anda mengatasi masalah teknis saat bekerja dari jarak jauh?” 

Karena kerja VA menggunkan sistem remote atau jarak jauh, klien mungkin tidak melihat hambatan teknismu secara langsung.

Jadi, jawablah bagaimana caramu menyelesaikan masalah ini secara mandiri.

Contoh jawaban: 

“Ketika menghadapi masalah teknis, saya akan mencoba mencari solusi sendiri melalui internet atau membaca dokumentasi. Jika tidak berhasil, baru saya akan menghubungi tim dukungan teknis atau rekan kerja untuk meminta bantuan.” 

13. Bagaimana Anda menangani data klien yang bersifat rahasia? 

Privasi dan keamanan data adalah hal yang paling krusial. Jadi, pewawancara tentu ingin memastikan kamu memahami pentingnya privasi dan keamanan data. 

Untuk menjawab pertanyaan ini, tunjukkan kesadaranmu tentang kebijakan privasi dan jelaskan langkah-langkah konkret yang kamu ambil.

Contoh jawaban: 

“Saya selalu menggunakan password yang kuat dan mengaktifkan sistem otentikasi dua faktor. Selain itu, saya juga hanya menggunakan aplikasi legal dan terpercaya dan memastikan data klien disimpan di platform aman seperti Google Drive dengan akses yang dilindungi kata sandi. Selain itu, saya menghindari menggunakan perangkat publik atau jaringan Wi-Fi tanpa enkripsi saat mengakses file penting."

⁠Pertanyaan Soft Skill Virtual Assistant 

Untuk menjadi virtual assistant, ada banyak soft skill yang harus kamu kuasai.

Beberapa contoh soft skill utama untuk profesi virtual assistant adalah manajemen waktu, komunikasi, kolaborasi, hingga adaptasi.

Berikut adalah daftar pertanyaan interview VA terkait soft skill dan contoh jawabannya:

14. "Bagaimana cara Anda mengatur waktu dalam menangani banyak klien?" 

Untuk menjawab pertanyaan ini, sebutkan metode atau alat yang kamu gunakan ketika menghadapi banyak klien. Tunjukkan bagaimana kamu memastikan semua tugas selesai tepat waktu.

Sebab, tujuan dari pertanyaan ini adalah menilai kemampuan multitasking dan efisiensi.

Contoh jawaban: 

"Biasanya, saya membuat daftar tugas harian berdasarkan prioritas dan deadline dengan menggunakan Asana. Setelah itu, saya akan mengalokasikan waktu kerja untuk setiap klien. Misalnya pagi untuk klien A dan siang untuk klien B. Dengan pendekatan ini, saya dapat fokus pada satu tugas dalam satu waktu tanpa kehilangan produktivitas." 

15. "Apa strategi Anda dalam menghindari burnout ketika bekerja secara remote?"

Melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin mengetahui kesadaranmu terhadap keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Jadi, tunjukkan pemahaman tentang pentingnya work life balance. 

Kemudian, jelaskan langkah-langkah konkret yang kamu lakukan untuk menghindari kelelahan.

Contoh jawaban:

"Saya menetapkan jadwal kerja dan istirahat yang teratur. Saat bekerja, saya akan menggunakan timer untuk mengingatkan waktu istirahat. Selain itu, saya juga selaly berusaha untuk tidak bekerja di luar jam kerja yang telah disepakati dengan klien, serta meluangkan waktu untuk kegiatan di luar pekerjaan seperti berolahraga dan membaca." 

16. "Bagaimana Anda tetap fokus dan produktif saat bekerja dari jarak jauh?" 

Karena sistem kerja VA adalah remote, pewawancara tentu ingin tahu cara kamu menjaga konsenstrasi melalui pertanyaan ini.

Nah, untuk menjawabnya, cobalah sebutkan metode manajemen waktu yang kamu gunakan. Kemudian tekankan pentingnya lingkungan kerja yang kondusif.

Contoh jawaban: 

"Saya menerapkan teknik time blocking dengan mengalokasikan waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas tanpa gangguan. Saya juga bekerja di ruang yang tenang dengan minim distraksi. Untuk lebih mudah, saya menggunakan aplikasi pengatur fokus untuk tetap on-track selama jam kerja." 

17. "Bagaimana Anda mengelola jadwal dan kalender untuk klien?" 

Tujuan dari pertanyaan ini adalah untuk mengukur kemampuan kamu dalam perencanaan dan pengorganisasian jadwal klien.

Untuk menjawabnya, coba sebutkan alat manajemen kalender yang sering kamu gunakan. Lalu, tunjukkan kemampuan kamu dalam menjaga keakuratan jadwal klien. 

Contoh jawaban: 

"Saya menggunakan Google Calendar untuk mengelola jadwal klien karena sinkronisasinya mudah diakses di berbagai perangkat. Saya membuat kode warna untuk membedakan jenis kegiatan, seperti rapat, deadline, atau waktu pribadi klien. Selain itu, saya menetapkan pengingat otomatis agar tidak ada agenda yang terlewatkan." 

18. "Bagaimana Anda mengelola situasi ketika dua tugas dari klien memiliki deadline yang bersamaan?" 

Melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin menilai kemampuan kamu dalam menghadapi situasi penuh tekanan dan prioritas konflik.

Jadi, cobalah menjawabnya dengan menunjukkan keterampilan komunikasi dan pengelolaan prioritas.

Contoh jawaban:

"Ketika menghadapi dua deadline bersamaan, saya langsung menilai urgensi dan dampak dari masing-masing tugas. Jika memungkinkan, saya berkomunikasi dengan klien untuk mencari solusi, seperti memperpanjang salah satu deadline. Saya juga mengoptimalkan waktu kerja dengan fokus pada tugas yang lebih mendesak terlebih dahulu."

19. “Bagaimana Anda memastikan komunikasi yang efektif dengan klien jarak jauh?” 

Tujuan dari pertanyaan ini adalah untuk menilai kemampuan kamu dalam menjaga hubungan kerja yang lancar.

Jadi, sebutkan alat komunikasi yang sering kamu gunakan dalam jawabanmu. Lalu, tekankan pentingnya transparansi dan dokumentasi.

Contoh jawaban: 

"Saya selalu merespons pesan atau email dengan cepat. Untuk diskusi yang lebih kompleks, saya menggunakan video call melalui Zoom atau Google Meet. Setelah meeting, saya membuat ringkasan diskusi dalam dokumen yang dibagikan kepada klien untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama." 

20. "Apa yang Anda lakukan jika terjadi kesalahpahaman dengan klien?" 

Tujuan pertanyaan ini adalah untuk mengukur kemampuanmu dalam menyelesaikan konflik.

Untuk menjawabnya, fokuslah pada pendekatan profesional. Kemudian tunjukkan upaya untuk mencegah masalah serupa di masa depan.

Contoh jawaban:

"Jika terjadi kesalahpahaman, saya akan segera menghubungi klien untuk klarifikasi. Saya mendengarkan kekhawatiran mereka dengan baik dan menjelaskan posisi saya. Setelah menemukan solusi, saya membuat langkah-langkah pencegahan seperti meninjau ulang instruksi secara rutin atau membuat panduan kerja yang lebih jelas." 

21. "Bagaimana Anda melaporkan progres pekerjaan kepada klien secara rutin?" 

Melalui pertanyaan ini, rekruter ingin menilai keterampilan pelaporan dan manajemen tugas.

Jadi, untuk menjawabnya, sebutkan frekuensi pelaporan dan jelaskan detail yang biasanya kamu sertakan.

Contoh jawaban:

"Saya selalu mengirimkan laporan mingguan kepada klien melalui email. Laporan ini mencakup tugas yang selesai, sedang dikerjakan, dan rencana untuk minggu berikutnya. Selain itu, saya juga selalu mengadakan meeting bulanan untuk membahas progress secara detail dan mendapatkan feedback langsung."

22. "Seberapa fleksibel Anda dalam menyesuaikan jadwal dengan klien di zona waktu yang berbeda?" 

Kemampuanmu untuk bekerja lintas zona waktu kemungkinan juga akan dinilai oleh pewawancara dalam interview VA.

Untuk itu, jelaskan alat yang kamu gunakan untuk mengatur jadwal. Kemudian tunjukkan kesediaanmu untuk menyesuaikan waktu kerja.

Contoh jawaban: 

"Saya fleksibel menyesuaikan jadwal dengan klien di zona waktu yang berbeda. Saya menggunakan alat seperti World Time Buddy atau Google Calendar untuk menjadwalkan meeting dengan akurat. Selain itu, saya juga memastikan untuk memiliki jam kerja yang nyaman bagi klien tanpa mengorbankan produktivitas saya." 

23. "Bagaimana Anda beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang selalu berubah?" 

Untuk menjawab pertanyaan ini, soroti kemampuanmu dalam menerima feedback sehingga rekruter bisa menilai kesediaanmu untuk mengikuti perubahan dan inisiatif yang diambil.

Tunjukkan juga langkah-langkah yang kamu ambil untuk beradaptasi seperti contoh jawaban berikut: 

"Saya selalu berusaha terbuka terhadap feedback klien dan siap melakukan perubahan. Ketika ada perubahan arah proyek, biasanya saya melakukan riset tambahan untuk memahami kebutuhan. Lalu, saya menyusun rencana kerja baru yang selaras dengan target yang diminta."

⁠Pertanyaan tentang Pengalaman Kerja VA 

Menjawab pertanyaan tentang pengalaman kerja memerlukan penjelasan detail, contoh konkret, dan pendekatan profesional

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum soal pengalaman kerja VA dan tips menjawabnya:

24. "Ceritakan tentang klien paling menantang yang pernah Anda tangani." 

Untuk menjawab pertanyaan ini, fokuslah pada cara kamu mengatasi tantangan tersebut dan tunjukkan hasil akhir yang positif.

Contoh jawaban: 

"Klien paling menantang yang pernah saya tangani adalah pemilik startup yang sangat detail. Beliau juga beberapa kali mengubah instruksi. Saya mengatasi situasi ini dengan meningkatkan komunikasi, mengonfirmasi ulang instruksi, dan membuat checklist harian untuk memastikan semua tugas selesai dengan baik. Akhirnya, kami berhasil menyelesaikan proyek tepat waktu, dan klien puas dengan hasilnya." 

25. “Bagaimana Anda menangani permintaan mendadak dari klien saat bekerja pada proyek lain?” 

Untuk menjawab pertanyaan ini, jelaskan pendekatan yang kamu gunakan untuk mengevaluasi urgensi. Lalu, tekankan pentingnya komunikasi dengan klien.

Contoh jawaban:

"Ketika menerima permintaan mendadak, saya akan mengevaluasi urgensinya dan dampaknya pada tugas yang sedang saya kerjakan. Jika sangat mendesak, saya akan menyesuaikan prioritas dan mengatur ulang jadwal tugas lainnya. Saya juga berkomunikasi dengan klien lain untuk memberi tahu tentang perubahan prioritas agar semua tetap transparan." 

26. “Apa contoh situasi di mana Anda harus beradaptasi dengan perubahan yang cepat?” 

Lewat pertanyaan interview VA ini, rekruter ingin mengukur kemampuan adaptasi dalam situasi yang tidak terduga. Jadi, coba jelaskan bagaimana kamu cepat belajar dan beradaptasi.

Jangan lupa soroti hasil yang dicapai seperti contoh jawaban berikut: 

"Salah satu klien saya pernah tiba-tiba mengubah strategi pemasaran. Jadi, saya harus mempelajari platform baru dalam waktu singkat. Saya membaca panduan resmi, mencari tutorial online, dan berdiskusi dengan tim untuk mempercepat pemahaman saya. Berkat usaha ini, saya bisa segera menyesuaikan strategi yang diminta dan berhasil membantu klien mencapai target mereka."

27. “Bagaimana Anda menangani situasi ketika dua klien membutuhkan Anda pada waktu yang sama?” 

Sebagai virtual assistant, sangat mungkin bagi kamu untuk mendapatkan klien lebih dari satu.

Jadi, melalui pertanyaan ini, pewawancara ingin tahu bagaimana strategimu mengatasi adanya situasi yang berbarengan. Untuk menjawabnya, simak contoh berikut: 

"Ketika dua klien membutuhkan saya pada waktu yang sama, langkah pertama yang saya ambil adalah memberitahu mereka bahwa saya menerima permintaan mereka. Selanjutnya, saya mengevaluasi urgensi dan dampak dari setiap tugas. Jika perlu, saya akan mengatur meeting singkat dengan masing-masing klien untuk membahas prioritas. Dengan begitu, saya dapat memastikan bahwa kedua klien merasa dilayani dengan baik." 

28. “Apa yang Anda lakukan jika ada klien yang tidak puas dengan hasil pekerjaan Anda?” 

Untuk menjawab pertanyaan ini, pewawancara ingin mengukur kemampuan kamu dalam menghadapi kritik dan menyelesaikan masalah.

Kamu bisa menjawabnya dengan menunjukkan sikap proaktif dan tidak defensif. Lalu, berikan langkah-langkah yang konkret untuk menyelesaikan masalah seperti contoh berikut: 

"Ketika klien tidak puas, saya pasti akan mendengarkan keluhan secara penuh tanpa defensif. Setelah itu, saya meminta detail lebih lanjut tentang bagian mana yang tidak sesuai dengan harapan mereka. Langkah berikutnya adalah membuat rencana revisi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Saya memastikan adanya komunikasi rutin selama proses revisi untuk mencegah kesalahpahaman lebih lanjut." 

29. “Bagaimana Anda menyusun ulang prioritas jika tiba-tiba ada tugas mendesak?” 

Menilai fleksibilitas dan kemampuan berpikir cepat adalah salah satu tujuan interview VA.

Jadi, untuk menjawab pertanyaan ini, jelaskan berbagai langkahmu dalam merespons tugas mendesak. Lalu, tekankan pentingnya komunikasi kepada klien terkait perubahan prioritas.

Contoh jawaban:

"Ketika ada tugas mendesak, saya akan segera mengevaluasi daftar tugas yang sedang dikerjakan. Saya mengidentifikasi tugas mana yang bisa ditunda atau disesuaikan tanpa mengganggu deadline utama. Selanjutnya, saya mengalokasikan waktu khusus untuk menyelesaikan tugas mendesak tersebut. Saya juga selalu memastikan untuk memberitahukan klien lain terkait perubahan jadwal. Dengan begitu, mereka tetap merasa dihargai dan diinformasikan." 

⁠Pertanyaan tentang Gaji dan Penghargaan 

Melalui pertanyaan topik ini, rekruter ingin mengetahui cara kamu menilai layanan jasa dan fleksibilitas terkait negosiasi kontrak.

Berikut contoh pertanyaan dan jawabannya: 

30. "Bagaimana Anda menetapkan tarif untuk layanan Anda?" 

Tujuan dari pertanyaan dari adalah untuk mengetahui cara kamu menetapkan tarif jasa VA.

Jadi, coba jelaskan metrik yang kamu gunakan dan sebutkan fleksibilitas dalam negosiasi.

Contoh jawaban:

"Saya menetapkan tarif berdasarkan pengalaman, keterampilan, dan analisis pasar. Saya juga mempertimbangkan faktor seperti kompleksitas proyek dan durasi kontrak. Namun, saya selalu terbuka untuk berdiskusi dan menyesuaikan tarif sesuai kebutuhan klien." 

31. "Apa yang Anda anggap sebagai kompensasi yang adil untuk pekerjaan sebagai virtual assistant?"

Melalui pertanyaan ini, rekruter ingin menilai ekspektasi gaji dan pandangan kamu tentang nilai kerja.

Tips menjawabnya adalah dengan memaparkan pentingnya keseimbangan antara nilai kerja dan kompensasi. Lalu, tekankan fleksibilitas dalam kesepakatan seperti contoh jawaban berikut: 

"Menurut saya, kompensasi yang adil harus mencerminkan pengalaman dan nilai yang saya tawarkan. Selain itu, saya juga menghargai kesempatan untuk belajar dan fleksibilitas dalam bekerja, yang menjadi bagian penting dalam kesepakatan kerja." 

32. "Apakah Anda bersedia bernegosiasi terkait kontrak jangka panjang?" 

Tujuan pertanyaan ini untuk mengukur kesediaanmu untuk berkompromi dalam proyek jangka panjang. Jadi, jelaskan strategi negosiasi dan sebutkan kelebihan hubungan jangka panjang.

Contoh jawaban: 

"Tentu, saya bersedia untuk bernegosiasi terkait kontrak jangka panjang. Biasanya, untuk proyek jangka panjang, saya menawarkan tarif yang lebih kompetitif dengan mempertimbangkan beban kerja. Namun, saya juga memastikan kualitas layanan tetap menjadi prioritas utama."

⁠Tips Sukses Interview Virtual Assistant 

Selain menyiapkan jawaban sesuai tema, ada beberapa tips lain yang bisa membantu kamu tampil percaya diri dan menonjol saat interview virtual assistant. Berikut beberapa di antaranya:

• Gunakan teknik STAR (Situation, Task, Action, Result) untuk menjawab pertanyaan. Teknik ini membantu menjelaskan pengalaman kerja secara terstruktur.
• Tambahkan cerita nyata untuk membuat jawaban lebih menarik. Kamu bisa menggunakan teknik storytelling untuk memperkuat jawaban.
• Jaga bahasa tubuh dan nada bicara agar meyakinkan dan terlihat profesional.
• Sesuaikan jawaban sesuai kebutuhan spesifik klien. Tunjukkan bahwa kamu memahami masalah yang dihadapi klien dan bagaimana cara kamu bisa membantu.
• Tekankan keunikan diri sebagai VA. Jelaskan apa yang membedakanmu dari kandidat lain, misalnya keahlian khusus atau fleksibilitas.
• Berikan kesan pertama yang baik dengan bersikap positif. Tunjukkan antusiasme dengan senyuman, sikap positif, dan jawaban yang energetik.
• Ajukan pertanyaan pada akhir sesi interview jika mendapat kesempatan. Gunakan kesempatan itu untuk menanyakan soal sistem kerja, alat kerja, tugas, atau target, agar kamu bisa lebih memahami pekerjaan VA yang kamu lamar.

Kesalahan umum dalam wawancara virtual assistant

Untuk meningkatkan peluangmu dan diterima kerja sebagai VA, hindari beberapa kesalahan umum berikut ini: 

• Kurang persiapan keterampilan teknis. Pastikan kamu familiar dengan alat seperti Trello, Asana, atau Slack sebelum wawancara.
• Tidak menjelaskan pengalaman yang relevan. Untuk menghindari kesalahan ini, cobalah selalu menghubungkan pengalaman kamu sebelumnya dengan kebutuhan klien. Selain itu, kamu juga bisa menjelaskan hasil kerja atau pencapaian kamu sebelumnya untuk memperkuat jawaban.
• Sulit menjawab pertanyaan fleksibilitas waktu. Tunjukkan kesiapanmu bekerja lintas zona waktu dan alat yang kamu gunakan untuk mempermudah pengelolaan waktu.

⁠Kesimpulan 

Untuk meningkatkan peluang lolos interview kerja sebagai virtual assistant, pelajari berbagai pertanyaan di atas dan siapkan jawaban sesuai dengan kebutuhan. 

Selain pertanyaan umum, interview VA biasanya juga membahas tentang keterampilan teknis, pengelolaan waktu, pengalaman kerja, soft skills, penguasaan teknologi, serta tantangan kerja.

Nah, untuk membantu persiapan kamu menghadapi interview virtual assistant, gunakan Alat Simulasi Wawancara di situs Jobstreet by SEEK.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Interview Virtual Assistant 

1. Berapa lama waktu wawancara biasanya berlangsung?
   ⁠Secara umum, wawancara untuk posisi VA bisa berlangsung antara 30–60 menit.
   ⁠

2. Apakah saya perlu menyiapkan contoh proyek atau portofolio?
   ⁠Kamu sangat dianjurkan untuk menyiapkan contoh proyek atau portofolio ketika melamar kerja sebagai asisten virtual. Dengan begitu, kamu bisa menunjukkan pengalaman dan keterampilan secara konkret kepada perusahaan.
   ⁠

3. Bagaimana cara negosiasi gaji yang tepat?
   ⁠- Cari tahu gaji rata-rata posisi VA dan asisten pribadi dari berbagai industri.
   - ⁠Pertimbangkan pengalaman dan keterampilanmu.
   ⁠- Tunjukkan nilai tambahmu di mata klien.
   ⁠- Fokus pada manfaat yang akan diperoleh klien jika merekrutmu dengan gaji yang kamu minta.