10+ Contoh Surat Perintah Tugas yang Biasa Dipakai di Dunia Kerja
Surat perintah melaksanakan tugas merupakan instrumen penting yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi. Surat itu bisa dijadikan bukti bahwa orang yang membawanya adalah utusan yang sedang melakukan tugas sesuai instruksi instansi pemberi tugas.
Menimbang sisi legalitasnya, surat perintah tugas memiliki format khusus yang membedakannya dengan surat biasa. Dalam artikel ini, akan ada penjelasan soal format surat dan 10 lebih contoh surat perintah tugas yang bisa kamu tiru.
Namun, sebelum membahas contoh surat perintah tugas, ada baiknya kamu mempelajari terlebih dulu definis, manfaat, dan tujuan surat perintah tugas. Yuk, kita pelajari bersama!
- Apa Itu Surat Perintah Tugas?
- Manfaat dari Surat Perintah Tugas
- Tujuan Pembuatan Surat Perintah Tugas
- Isi dan Format Surat Perintah Tugas
- Cara Membuat Surat Perintah Tugas
- Kumpulan Contoh Surat Perintah Tugas
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Surat Perintah Tugas
Apa Itu Surat Perintah Tugas?
Surat perintah tugas adalah surat pernyataan resmi yang diberikan oleh atasan pada bawahan. Biasanya, isi surat perintah tugas adalah perintah pelaksanaan tugas yang meliputi kunjungan, kegiatan, atau keikutsertaan dalam suatu acara.
Surat perintah tugas, yang hanya bisa dipakai satu kali untuk tugas khusus, wajib dicatat dalam laporan surat keluar organisasi yang bersangkutan.
Di samping itu, surat tugas berbeda dengan surat perintah. Perbedaan surat tugas dan surat perintah bisa dilihat dari sifatnya. Umumnya, surat perintah bersifat instruktif dan wajib bagi penerimanya untuk melaksanakan perintah dengan segera.
Di lain sisi, sifat surat tugas terbilang lebih fleksibel dalam pelaksanaannya.
Manfaat dari Surat Perintah Tugas
Untuk mengetahui perbedaan dengan surat lainnya, berikut adalah beberapa manfaat yang dari surat perintah tugas yang bisa kamu pelajari:
1. Memberikan landasan hukum dan resmi bagi penugasan
Surat resmi perintah tugas bisa dijadikan bukti bahwa pembawa surat diutus oleh perusahaan untuk melaksanakan tugas yang tertera dalam kertas tersebut.
2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan tugas
Surat perintah tugas bisa dijadikan bukti bagi karyawan penerima tugas atas absensi di kantor. Selain itu, kantor bisa mengecek apakah terdapat surat perintah tugas yang diberikan pada karyawan tersebut atau tidak.
3. Memperjelas tugas, tanggung jawab, dan kewenangan penerima tugas
Isi dari surat perintah tugas menjabarkan secara detail tentang tugas yang diberikan kepada penerima. Dengan begitu, penerima dapat melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan kewenangannya terkait tugas yang diberikan dengan baik.
4. Memudahkan pelacakan dan evaluasi kinerja
Setiap surat yang dibuat sebuah instansi, organisasi, atau perusahaan, pasti akan didokumentasikan oleh bagian administrasi. Dari laporan itu, perusahaan bisa melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan, khususnya yang mendapatkan surat tugas.
Tujuan Pembuatan Surat Perintah Tugas
Sebuah instansi, organisasi, atau perusahaan, pasti tidak akan sembarangan ketika mengeluarkan surat perintah tugas. Berikut adalah tujuan pembuatan surat perintah tugas:
- Memberikan mandat dan kewenangan: Surat tugas berisi mandat dan kewenangan pada pegawai untuk mempermudah proses penyelesaian tugas.
- Mendokumentasikan penugasan secara resmi dan terstruktur: Dengan adanya surat, atasan bisa merincikan seluruh tugas yang perlu dilakukan oleh bawahannya dengan rapi.
- Menjadi bukti tertulis pelaksanaan tugas: Pihak tujuan biasanya akan meminta bukti bahwa pegawai yang bersangkutan sedang menjalankan mandat dari perusahaannya. Untuk itulah dibutuhkan surat perintah tugas.
- Mempermudah koordinasi dan komunikasi antarpihak terkait: Selain bisa membuatnya terkesan resmi, komunikasi dalam bentuk tulisan bisa memberikan kejelasan bagi penerima surat terkait hal yang harus dilakukan.
- Memenuhi persyaratan administrasi dan akuntabilitas: Surat resmi wajib didokumentasikan oleh bagian administrasi dan menjadi bukti bahwa penerima surat sudah menjalankan tugas yang diberikan.
Isi dan format surat perintah tugas
Untuk mempermudah pemahaman kamu, berikut adalah format surat perintah tugas standar yang terdiri dari beberapa poin:
- Kop surat instansi
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal surat
- Identitas penerima surat.
- Isi surat: Maksud dan tujuan penugasan, uraian tugas yang harus dilaksanakan, lokasi pelaksanaan tugas, anggaran dan sumber daya yang diperlukan, penanggung jawab pelaksanaan tugas.
- Penutup
- Tanda tangan dan stempel pejabat pemberi tugas.
- Tembusan
Cara Membuat Surat Perintah Tugas
Jika kamu bekerja di bagian administrasi dan memiliki tugas membuat surat penugasan, berikut ini cara membuat surat perintah tugas:
- Identifikasi tujuan dan kebutuhan penugasan: Tujuan dan kebutuhan penugasan ini nantinya akan dimasukkan pada isi surat.
- Menentukan penerima tugas yang tepat dan kompeten: Tugas harus diberikan pada orang yang kompeten di bidangnya, seperti manajer atau staf ahli.
- Merumuskan ruang lingkup dan batasan tugas secara jelas: Ruang lingkup dan batasan tugas memastikan penerima surat melaksanakan seluruh tugasnya sampai pada batas yang ditentukan.
- Menentukan detail waktu, tempat, dan anggaran: Detail waktu, tempat, dan anggaran perlu dimasukkan dalam isi surat untuk memperjelas informasi terkait tugas.
- Menyusun uraian tugas dan kewenangan penerima tugas: Tugas dan kewenangan penerima harus ditulis secara lengkap dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan tugas terlaksana sesuai tujuannya.
- Mempersiapkan lampiran jika diperlukan: Terkadang, ada tugas yang cukup rumit dan banyak. Untuk itu, lampirkan dokumen untuk membantu penerima surat memahami tugasnya jika perlu.
- Mendapatkan persetujuan dan tanda tangan dari pihak berwenang: Surat perintah tugas perlu diketahui dan ditandangani oleh pemberi tugas.
- Mendistribusikan SPT kepada pihak terkait: Setelah surat dicetak dan ditandatangani, berikan dokumen tersebut pada penerima tugas.
Kumpulan Contoh Surat Perintah Tugas
Berikut adalah 11 contoh surat perintah tugas yang biasa dipakai di dunia kerja:
1. Contoh surat perintah tugas untuk mengikuti pelatihan
PT. SUKSES MERAJA Nomor: 045/SPT/VI/2024 Kepada Yth. Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya pelatihan yang diselenggarakan oleh Persatuan Para Pengusaha Sukses Indonesia Jaya mengenai Manajemen Waktu pada tanggal 8 Juni 2024 di Hotel Jenaka, maka dengan ini kami menugaskan Saudara/i:
untuk mengikuti pelatihan tersebut. Segala biaya yang timbul terkait dengan pelatihan ini akan ditanggung oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah pelatihan selesai, Saudara/i diharapkan menyusun laporan hasil pelatihan dan mempresentasikannya kepada manajemen. Demikian surat perintah tugas ini kami buat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Jakarta, 3 Juni 2024 Direktur Utama Danuja Iswahyudi |
2. Contoh surat perintah tugas untuk melakukan kunjungan kerja
PEMERINTAH KOTA ABC SURAT PERINTAH TUGAS Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan dan kerjasama antarsekolah di Kota ABC, Kepala Dinas Pendidikan Kota ABC memberikan perintah kepada:
Untuk melaksanakan kunjungan kerja ke Sekolah Menengah Pertama Negeri 10 ABC pada:
Tugas yang diberikan meliputi:
Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. ABC, 14 Juni 2024 Kepala Dinas Pendidikan Kota Metropolis Dr. Budi Santoso, M.Pd. |
3. Contoh surat perintah tugas untuk mengadakan rapat
SURAT PERINTAH TUGAS Kepada Yth., Dalam rangka meningkatkan koordinasi dan efektivitas kerja, kami menginstruksikan kepada seluruh karyawan untuk menghadiri rapat pada:
Agenda rapat adalah pembahasan Strategi Pemasaran Semester Kedua Tahun 2024. Diharapkan seluruh karyawan hadir tepat waktu dan mempersiapkan bahan yang diperlukan. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Bandung, 14 Juni 2024 Hormat kami, Budi Santoso |
4. Contoh surat perintah tugas untuk melakukan inventarisasi barang
CV Melaju Sukses SURAT PERINTAH TUGAS Dengan ini memerintahkan:
untuk melaksanakan tugas inventarisasi barang-barang milik PT. Melaju Sukses dengan rincian sebagai berikut:
Segala biaya yang timbul akibat pelaksanaan tugas ini akan ditanggung oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Jakarta, 14 Juni 2024 Direktur Utama, Tembusan:
|
5. Contoh surat perintah tugas untuk melakukan survei
PT GAS BERJAYA SURAT PERINTAH TUGAS Yang bertanda tangan di bawah ini:
Dengan ini memberikan perintah tugas kepada:
untuk melakukan survei lapangan terkait Rerata Penggunaan Gas Rumah Tangga Desa Sendang Biru pada:
Adapun tugas-tugas yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut:
Selama menjalankan tugas ini, saudara Andi Wijaya diharapkan dapat bekerja secara profesional dan menjaga nama baik perusahaan. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dikeluarkan di: Jakarta Atas nama PT Gas Berjaya, Budi Santoso |
6. Contoh surat perintah tugas untuk mengumpulkan data
PT Jenaka Maju SURAT PERINTAH TUGAS Yang bertanda tangan di bawah ini:
dengan ini memberikan perintah tugas kepada:
Untuk melaksanakan tugas pengumpulan data terkait dengan proyek penelitian "Analisis Dampak Sosial Ekonomi di Daerah Terpencil". Tugas ini meliputi:
Pelaksanaan tugas ini dimulai pada tanggal 22 April 2024 dan harus diselesaikan paling lambat pada tanggal 21 Mei 2024. Semua biaya yang timbul selama pelaksanaan tugas akan ditanggung oleh PT Jenaka Maju sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
|
7. Contoh surat perintah tugas untuk monitoring dan evaluasi
PT Nutrisi Buana
Yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur Utama PT Nutrisi Buana, memberikan tugas kepada:
untuk melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan Gala Dinner yang dilaksanakan di Hotel Tata Jaya Pusaka pada tanggal 16 Maret 2024. Tugas dan Tanggung Jawab:
Waktu Pelaksanaan: Dari tanggal 15 Maret 2024 sampai dengan tanggal 17 Maret 2024. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Direktur Utama
|
8. Contoh surat perintah tugas untuk penjualan produk
PT JAWARA SANGKALA
Dengan hormat, Sehubungan dengan kebutuhan operasional perusahaan dan dalam rangka peningkatan penjualan produk, dengan ini kami memberikan perintah tugas kepada Saudara/i untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Surabaya, 10 Mei 2024
|
9. Contoh surat perintah tugas perusahaan
PT MAJU ANGKASA ABC
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Dengan ini memberikan perintah tugas kepada:
Untuk melaksanakan tugas Pengawasan Proyek Pembangunan Gedung Kantor Baru di Jl. Solaris No. 34, Jakarta terhitung sejak tanggal 15 Juni 2024 - 15 Desember 2024. Adapun tugas yang diembankan antara lain (1) mengawasi seluruh kegiatan pembangunan, (2) memastikan proyek berjalan sesuai jadwal, anggaran, dan standar kualitas yang ditetapkan, dan (3) melaporkan perkembangan proyek secara berkala kepada Direksi. Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 14 Juni 2024
|
10. Contoh surat perintah melaksanakan tugas untuk guru
SMA Sang Rama
melalui surat ini, saya selaku Kepala Sekolah SMA Sang Rama memberi tugas kepada Saudari dengan rincian sebagai berikut:
Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, diucapkan terima kasih. Hormat kami,
|
11. Contoh surat perintah tugas perjalanan dinas
PT DAY SENTOSA
Berdasarkan kebutuhan perusahaan, dengan ini kami menugaskan saudara Tirta Wibowo untuk melakukan perjalanan dinas sebagai berikut:
Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Hormat kami,
|
Kesimpulan
SPT atau Surat Perintah Tugas adalah surat resmi yang memberikan landasan hukum dan mandat bagi penerimanya untuk melaksanakan tugas tertentu.
Adapun fungsi surat perintah tugas adalah untuk mendokumentasikan penugasan secara resmi, mempermudah koordinasi, dan memenuhi persyaratan administrasi, meningkatkan akuntabilitas, transparansi, serta memudahkan pelacakan kinerja.
Dengan adanya surat ini, pegawai yang menerima surat dapat menjalankan tugasnya dengan mudah dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Surat Perintah Tugas
- Siapa yang berwenang untuk mengeluarkan Surat Perintah Tugas (SPT)?
Meskipun SPT dibuat oleh sekretaris, atasan atau pejabat terkaitlah yang berwenang mengeluarkannya pada bawahan.
- Apakah Surat Perintah Tugas wajib dibuat?
Ya. Surat Perintah Tugas adalah bukti resmi bahwa seorang pegawai mendapatkan mandat untuk menyelesaikan tugas dari instansinya yang nantinya diserahkan pada staf terkait di tempat tujuan.
- Apa yang harus dilakukan setelah menyelesaikan tugas yang tercantum dalam Surat Perintah Tugas?
Setelah menyelesaikan tugas yang diembankan, karyawan wajib melaporkan hasil pelaksanaan pada pemberi tugas dalam format yang sesuai.
- Berapa lama masa berlaku Surat Perintah Tugas?
SPT hanya bisa digunakan sekali selama jangka waktu yang sudah ditetapkan dalam surat.
