6 Cara Meningkatkan Time Management Skill dalam Karir

Time management skills adalah salah satu keterampilan yang wajib kamu punya jika ingin sukses dalam dunia kerja yang serba cepat dan kompetitif.

Pasalnya, dengan kemampuan manajemen waktu yang baik, kamu bisa menyelesaikan tugas dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas kerja, hingga mengurangi stres dalam karier.

Dalam praktiknya, time management bukan tentang mengerjakan banyak tugas sekaligus dalam satu waktu atau menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan cepat.

Lebih dari itu, inti time management adalah tentang cara mengendalikan atau menggunakan waktu untuk mencapai tujuan tertentu.

Namun, nyatanya tidak semua orang mampu mengelola waktu kerja dengan efektif. Jika kamu adalah salah satu orang yang kesulitan dalam mengatur waktu, jangan khawatir!

Dalam artikel ini, kita akan belajar seluk-beluk time management, mulai dari definisi, elemen kunci, hingga strategi untuk meningkatkannya. Yuk, kita pelajari bersama!

• Definisi Time Management
• Mengapa Time Management adalah Hal Penting dalam Karir?
• Tujuan dan Manfaat Time Management Efektif
• Elemen Kunci dalam Time Management
• Strategi Meningkatkan Time Management
• Alat dan Teknologi untuk Time Management
• Mengatasi Tantangan dalam Time Management
• Tips Penting untuk Manajemen Waktu yang Lebih Efektif
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Time Management

⁠Definisi Time Management 

Menurut Cambridge Dictionary, time management adalah praktik menggunakan waktu dengan cara yang berguna dan efektif, terutama dalam pekerjaan.

Jika dijabarkan lebih luas, time management adalah proses perencanaan dan pengendalian agar seseorang dapat membagi waktunya dengan efektif untuk melakukan berbagai aktivitas.

Ketika bicara soal manajemen waktu, kamu pasti akan menemukan istilah prioritas. Nah, istilah prioritas terkait manajemen waktu sempat disinggung oleh Stephen Covey dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People.

Dalam buku tersebut, Stephen Covey memperkenalkan matriks manajemen waktu yang dibagi menjadi 4 kuadran skala prioritas, yaitu: 

• Kuadran I: penting dan mendesak.
• Kuadran II: penting tapi tidak mendesak.
• Kuadran III: tidak penting tapi mendesak.
• Kuadran IV: tidak penting dan tidak mendesak.

Dari berbagai penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tima management adalah praktik mengelola atau menggunakan waktu yang efektif untuk menyelesaikan berbagai aktivititas atau pekerjaan menurut skala prioritas.

Baca juga: 10+ Contoh Skala Prioritas & Cara Membuatnya

⁠Mengapa Time Management adalah Hal Penting dalam Karir? 

Dalam karir atau dunia kerja, seseorang pasti dituntut untuk memiliki manajemen waktu yang baik. Bahkan kemampuan efisiensi di tempat kerja menjadi topik yang banyak dibahas oleh  para profesional di bidang manajemen dan psikologi.

Apa alasannya? Berikut penjelasan pentingnya time management dalam karier:

Pentingnya efisiensi waktu di tempat kerja 

Semua pasti sepakat bahwa time management skill adalah faktor krusial yang dapat memengaruhi berbagai aspek operasional di tempat kerja. 

Pertama, dengan manajemen waktu yang baik, karyawan dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. 

Kedua, manajemen waktu akan membuat karyawan bekerja lebih efisien dan menghindari lembur yang berlebihan.

Tanpa lembur yang berlebihan, kesejahteraan mental karyawan akan meningkat, karena tidak mudah stres dan burnout. 

Dampak manajemen waktu yang buruk pada produktivitas

Ketika tidak mampu mengelola waktu kerja dengan baik, seorang karyawan atau bahkan tim pasti kesulitan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Dampak buruk lainnya bahkan bisa juga pekerjaan tertunda.

Kondisi seperti itu tentunya membuat alur kerja jadi terhambat dan menurunkan produktivitas. 

Pada saat yang sama, pekerjaan yang menumpuk akan memaksa pegawai untuk lembur atau bekerja secara terburu-buru tanpa memperhatikan kualitas pekerjaan. 

Padahal, dampak bekerja lembur secara terus-menerus sangat buruk karena bisa menguras mental, membuat waktu istirahat berkurang, quality time bersama keluarga jadi terpangkas, hingga hilangnya kehidupan sosial di luar kantor. 

Kalau sudah begini, seseorang akan lebih rentan mengalami perasaan terisolasi hingga munculnya ketidakpuasan dalam hidup.

⁠Tujuan dan Manfaat Time Management Efektif 

Dari berbagai penjelasan di atas, berikut adalah dua poin besar tujuan dan manfaat manajemen waktu:

1. Manfaat Bagi Individu dan Perusahaan 

Mengaplikasikan manajemen waktu di dunia kerja akan membantu karyawan dalam mengurangi tingkat stres, meningkatkan produktivitas, tercapainya work life balance, dan meningkatkan kepuasan kerja. 

Sementara itu, perusahaan juga akan menerima dampak positif seperti mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi risiko turnover, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

2. Pengaruh Positif Terhadap Kesehatan Mental dan Fisik 

Professor Cary Cooper, seorang penulis dan psikolog, menekankan bahwa manajemen waktu yang baik merupakan faktor penting dalam mencegah burnout di tempat kerja. Maksudnya, manajemen waktu yang baik tentunya akan membantu seorang karyawan atau tim menyelesaikan berbagai tugas dengan tepat waktu.

Ketika hal itu tercapai, kondisi mental karyawan kemungkinan besar akan terjaga dengan baik atau stabil karena tidak harus memikirkan pekerjaan secara terus menerus.

⁠Elemen Kunci dalam Time Management 

Dalam penerapannya, terdapat tiga elemen kunci yang harus kamu perhatikan agar sukses dalam time management. Berikut penjelasannya:

1. Prioritas tugas 

Untuk membantu kamu mengelola waktu, urutkan tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya terlebih dahulu. Kamu bisa menerapkan matriks skala prioritas dari Stephen Covey seperti penjelasan sebelumnya. Ketika sudah memiliki skala prioritas, kamu akan lebih mudah memetakan pekerjaan dan menyelesaikannya.

2. Pengaturan jadwal dan deadline 

Menetapkan jadwal dan deadline yang jelas akan membantu karyawan tetap fokus dan bertanggung jawab atas waktu mereka. Di sisi lain, cara ini juga mengurangi penundaan dan membantu kamu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 

3. Pengelolaan gangguan 

Pengelolaan gangguan adalah kemampuan untuk mengenali dan mengeliminasi atau meminimalkan gangguan yang dapat menghambat produktivitas kerja. Ketika kamu sedang menyusun time management, pastikan tidak lupa untuk merinci daftar gangguan yang bisa muncul, ya! Dengan demikian, kamu bisa menyusun cara atau strategi untuk mengantisipasi gangguan tersebut sejak awal.

 

Strategi Meningkatkan Time Management 

Apakah kamu termasuk orang yang sering kewalahan atau kesulitan mengatur waktu ketika bekerja? Jika iya, jangan khawatir! Pasalnya, time management adalah skills yang bisa dilatih.

Nah, supaya kamu bisa mengelola waktu dengan baik, coba biasakan untuk menjalankan strategi meningkatkan time management di bawah ini:

1. Menetapkan tujuan yang jelas 

Buatlah tujuan yang jelas saat bekerja, entah itu tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang.  

Tujuan jangka pendek akan membantu kamu untuk fokus terhadap pekerjaan harian. Sementara itu, tujuan jangka panjang biasanya berkaitan dengan visi dan misi perusahaan.  

Pembuatan tujuan harus bersifat jelas, terukur, realistis, relevan dengan pekerjaan, dan memiliki batas waktu. 

Supaya lebih mudah, kamu bisa menerapkan teknik SMART: Specific (spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), dan Time-bound (terikat waktu). 

2. Membuat to-do-list yang efektif 

Untuk membuat daftar tugas harian yang efektif, tulis tugas-tugas secara spesifik dan buatlah skala prioritasnya.  

Pastikan daftar tugas yang kamu buat realistis dan tidak terlalu banyak. Pada akhir jam kerja, jangan lupa melakukan review terhadap tugas-tugas yang sudah kamu selesaikan. 

Dalam penyusunan to do list, kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi manajemen proyek seperti Todoist, Trello, Jira, Slack, atau Basecamp.  

3. Menggunakan metode prioritas 

Gunakan matriks Eisenhower untuk mengurutkan tugas-tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Serupa dengan matriks manajemen waktu ala Stephen Covey, Matriks Eisenhower juga membagi prioritas ke dalam 4 skala, yaitu: 

• Penting dan mendesak.
• Penting tapi tidak mendesak.
• Tidak penting tapi mendesak.
• Tidak penting dan tidak mendesak 

Metode kedua yang bisa kamu gunakan untuk mengurutkan skala prioritas adalah teknik ABCD. Berikut penjelasannya:

• A (kegiatan yang paling penting)
• B (kegiatan yang harus dilakukan)
• C (kegiatan yang bisa ditunda)
• D (kegiatan yang bisa didelegasikan)
• E (eliminasi kegiatan yang tidak perlu) 

4. Teknik Pomodoro 

Teknik Pomodoro adalah metode manajemen waktu yang membagi kerja ke dalam interval waktu fokus selama 25 menit dan diikuti oleh istirahat singkat selama 5 menit.

Untuk menerapkan teknik ini, buatlah daftar tugas sehari-hari dan atur waktu kerja menggunakan stopwatch selama 25 menit. 

Selama 25 menit itu, kamu harus fokus pada satu tugas sampai waktu habis. Setelah itu, ambil istirahat selama 5 menit, kemudian ulangi proses ini sampai empat kali. Setelah empat interval, kamu bisa mengambil waktu beristirahat lebih panjang selama kurang lebih 15-30 menit.

Teknik Pomodoro ini sangat membantu dalam meningkatkan fokus dan konsentrasi, mengurangi kelelahan mental atau stres, meningkatkan produktivitas, hingga membangun kebiasan yang teratur dalam bekerja.

5. Menghindari prokrastinasi 

Prokrastinasi cenderung diartikan sebagai tindakan menunda-nunda pekerja karena beberapa alasan seperti rasa takut menghadapi kegagalan, tugas terasa membosankan, atau kurangnya motivasi. 

Untuk mencegah prokrastinasi, cobalah memecah tugas besar menjadi kegiatan-kegiatan kecil. Jangan lupa untuk membuat batas waktu pengerjaan secara jelas atau gunakan teknik Pomodoro agar lebih fokus. 

6. Mengatur waktu untuk istirahat 

Ketika sedang bekerja, jangan lupa untuk mengatur waktu istirahat. Pasalnya, istirahat yang cukup membantu kamu menyegarkan pikiran, mengurangi kelelahan, dan meningkatkan fokus. 

Dalam buku Manage Your Day-to-Day karya Jocelyn K. Glei, istirahat yang cukup juga dapat memaksimalkan energi tubuh untuk bekerja. 

Beberapa teknik istirahat yang efektif di tengah pekerjaan adalah power nap (tidur singkat 10-20 menit), melakukan peregangan/meditasi, dan tidak menatap layar komputer/HP selama istirahat.

Baca juga: Ciri-Ciri Work Burnout dan Cara Mengatasinya 

⁠Alat dan Teknologi untuk Time Management 

Nah, sekarang kamu sudah tahu bahwa time management adalah skill yang bisa dilatih. Untuk membantu kamu dalam penerapannya, berikut adalah beberapa alat dan teknologi yang bisa kamu pakai untuk time management:

Aplikasi manajemen waktu 

• Todoist: Aplikasi untuk membuat daftar prioritas dan penjadwalan tugas berulang. Aplikasi ini juga memiliki fitur reminder dan terintegrasi dengan Slack dan Google Calendar.
• Forest: Permainan yang dapat membantu penggunanya untuk tidak menyentuh gawai dan terus fokus pada pekerjaan.
• Toggl: Aplikasi ini menerapkan teknik Pomodoro sehingga penggunanya bisa fokus dalam bekerja tanpa mengabaikan waktu istirahat. 

Menggunakan kalender digital 

Kalender digital menawarkan kemudahan akses dari berbagai perangkat, menyediakan pengingat otomatis, bisa melakukan sinkronisasi jadwal, dan dapat terintegrasi dengan aplikasi lain. Itulah yang menjadi kelebihan kalender digital dengan kalender konvensional. 

Untuk memaksimalkan penggunaan kalender digital, pastikan kamu rajin melakukan update jadwal dan sinkronkan kalender digital dengan aplikasi lain yang berkaitan. 

Alat bantu produktivitas 

Trello merupakan alat manajemen proyek yang bisa diakses melalui website dan smartphone. Untuk menggunakan Trello, kamu perlu login menggunakan akun Google atau Microsoft. 

Setelah itu, buatlah Board baru dan tambahkan tim proyek yang akan berkolaborasi. Board di sini ibarat tempat kerja yang berisi kumpulan tugas. 

Nah, di dalam Board itulah pengguna bisa menambahkan Cards yang mewakili tugas-tugas yang hendak dikerjakan. 

⁠Mengatasi Tantangan dalam Time Management 

Dalam mengaplikasikan manajemen waktu, kamu pasti akan menghadapi berbagai tantangan. Berikut adalah tantangan dalam time management dan cara mengatasinya: 

1. Mengidentifikasi pemborosan waktu 

Pemborosan waktu sering kali tidak disadari karena berasal dari hal yang tampaknya sepele, seperti bermain ponsel. 

Untuk menghindari pemborosan waktu di tempat kerja, cobalah membuat daftar tugas harian. 

Dari daftar tugas tersebut, tetapkan batas waktu pengerjaan sebagai pengingat. Selain itu, cobalah meminimalisir gangguan dari ponsel dengan cara menon-aktifkan notifikasi.  

2. Menghadapi gangguan eksternal 

Gangguan eksternal adalah segala bentuk distraksi yang datang dari lingkungan sekitar, termasuk rekan kerja. Agar kualitas kerja tetap terjaga, kamu bisa mencari tempat kerja yang lebih tenang.  

Gunakan alat peredam suara jika diperlukan. Satu lagi, buatlah batasan komunikasi dengan rekan kerja ketika kamu tidak ingin diganggu. 

3. Menjaga konsistensi dan motivasi 

Menjaga motivasi dan konsistensi bekerja dalam jangka panjang sering kali menjadi tantangan tersendiri. 

Untuk mempertahankan motivasi dan konsistensi di lingkungan kerja, coba tentukan tujuan kamu bekerja dengan jelas.  

Coba juga rayakan setiap pencapaian kecil untuk menambah semangat dan carilah inspirasi dengan membaca buku, mendengarkan podcast, atau mengikuti seminar yang inspiratif. 

⁠Tips Penting untuk Manajemen Waktu yang Lebih Efektif 

Terampil dalam project time management adalah salah satu kunci yang akan membantu kamu meningkatkan karier. Berikut adalah kiat-kiat manajemen waktu secara efektif yang bisa kamu praktikkan di tempat kerja:

• Kuasai stress management: Mengelola stres dapat dilakukan dengan cara relaksasi, istirahat sebentar/power nap, dan berinteraksi dengan rekan kerja.
• Lakukan questioning and challenging: Questioning and challenging adalah pendekatan kritis dalam pekerjaan yang bertujuan untuk terus-menerus menilai, mengevaluasi, dan meningkatkan cara kerja serta proses yang ada.
• Meningkatkan kemampuan berkomunikasi: kemampuan berkomunikasi yang baik dapat menghemat waktu dan mencegah kesalahpahaman di tempat kerja. Dengan komunikasi yang baik, kamu bisa mengurangi gangguan dari rekan kerja tanpa menyinggung.
• Tingkatkan fokus diri: Gunakan teknik Pomodoro atau cari lingkungan kerja yang tenang agar kamu bisa lebih fokus saat bekerja.
• Membuat perencanaan: Perencanaan yang baik adalah dasar dari manajemen waktu yang efektif.
• Berani mengambil keputusan: Mengambil keputusan dengan cepat dan tegas dapat menghemat waktu kerja dan menghindari kebingungan.
• Memotivasi diri: Motivasi diri adalah salah satu kunci untuk tetap produktif dan bersemangat dalam bekerja. Jadi, cobalah temukan dan pegang salah satu hal yang membuat kamu termotivasi agar bisa lebih produktif dalam bekerja.
• Menyusun skala prioritas: Gunakan matriks Eisenhower untuk memprioritaskan daftar tugas agar kamu bisa bekerja secara efektif dan efisien.
• Manfaatkan teknologi time management: Teknologi dapat membantu kamu mengatur waktu lebih efisien, contohnya Clockfy, Asana, Monday.com, Microsoft To Do, dan Google Calendar.
• Apresiasi kinerja baik yang sudah dilakukan: Mengapresiasi kinerja diri sendiri atau tim dapat meningkatkan motivasi dan produktivitas. Jadi, jangan ragu meluangkan waktu dan uang untuk merayakan pencapaian agar kamu punya motivasi lebih ketika menghadapi pekerjaan selanjutnya. 

Baca juga: Tips Manajemen Stres untuk Call Center dan Technical Support

⁠Kesimpulan 

Secara garis besar, kemampuan dalam mengelola waktu secara efektif akan membantu kamu dalam meningkatkan produktivitas, mengurangi burnout di tempat kerja, lebih mudah mencapai work life balance, hingga meningkatkan kepuasan kerja. 

Untuk melakukan time management dengan baik, mulailah dengan menyusun daftar tugas dan prioritasnya, atur jadwal dan deadline-nya, kelola gangguan eksternal maupun internal, dan cobalah gunakan aplikasi manajemen proyek.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Pertanyaan Seputar Time Management 

1. Bagaimana cara memulai manajemen waktu yang baik?
   ⁠Tetapkan tujuan, buat daftar tugas harian, gunakan media digital untuk manajemen proyek, dan aplikasikan teknik manajemen waktu seperti Pomodoro.
   ⁠
2. Apa manfaat utama dari manajemen waktu yang efektif?
   ⁠Meningkatkan produktivitas, mengurangi stres dan burnout, lebih mudah mencapai work life balance, serta meningkatkan kualitas kerja.
   ⁠
3. Apakah ada alat gratis untuk manajemen waktu?
   ⁠Ya. Di antaranya adalah Google Calendar, Trello, Clockfy, Asana, Monday.com, Microsoft To Do.
   ⁠
4. Bagaimana cara mengatasi kegagalan dalam manajemen waktu?
   ⁠Evaluasi penyebab kegagalan, belajarlah dari kesalahan, dan kemudian susun ulang daftar tugas yang akan dikerjakan secara realistis.