Cara Menggunakan HRIS yang Perlu Diketahui HRD

Kalau kamu bekerja di bidang HRD, sistem HRIS adalah salah satu tools yang sangat penting untuk kamu ketahui.

Pasalnya, teknologi HRIS bisa mempermudah pekerjaan kamu terkait data karyawan, mulai dari presensi hingga perhitungan benefit. Kemudahan itu tidak lepas dari berbagai fitur otomatis HRIS yang bisa membantu memperepat proses kerja HRD.

Lantas, apa itu HRIS? Bagaimana kamu bisa menggunakan HRIS untuk mempermudah pekerjaan HRD? Yuk, pelajari ulasan lengkap soal HRIS dalam artikel ini.

• Apa Itu HRIS?
• Pentingnya HRIS dalam Manajemen SDM
• Langkah-langkah Implementasi HRIS bagi HRD
• Persiapan Data yang Diperlukan HRD untuk HRIS
• Manfaat Fitur Utama Sistem HRIS untuk Pekerjaan HRD
• Software HRIS Terpopuler yang Digunakan HRD
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Human Resources Information System (HRIS)

⁠Apa Itu HRIS? 

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Sesuai namanya, HRIS bisa mengintegrasikan berbagai fungsi sumber daya manusia (SDM) dalam satu platform. 

Sistem berbasis teknologi ini telah dirancang untuk membantu manajemen SDM dalam mengelola data karyawan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan informasi di perusahaan. 

Dengan begitu, departemen HR dapat lebih fokus pada tugas strategis, meningkatkan produktivitas, dan mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan. 

⁠Pentingnya HRIS dalam Manajemen SDM 

Mengapa sistem HRIS jadi sistem teknologi yang sangat penting untuk tim HR perusahaan? Berikut adalah penjelasan lengkap tentang manfaat HRIS: 

Manfaat HRIS bagi HRD perusahaan 

Penggunaan sistem HRIS menjadi langkah penting bagi perusahaan dalam mengelola SDM dengan efisien. Ada beberapa manfaat software HRIS bagi HRD perusahaan, di antaranya:

• HRIS memungkinkan pengelolaan semua data karyawan dalam satu sistem terintegrasi. Hal ini akan mempermudah akses informasi dan mengurangi risiko kehilangan data penting.
• Membantu mengotomatisasi berbagai tugas administratif, seperti pengelolaan presensi, perhitungan gaji, dan manajemen cuti.
• Mengurangi beban kerja tim HR dan meminimalisir kesalahan input data secara manual.
• Membantu pengambilan keputusan berbasis data. Sebab, software HRIS memiliki fitur pelaporan untuk menganalisis data.
• Karyawan dapat mengakses informasi dan proses yang berkaitan dengan SDM dengan lebih mudah. Proses ini meliputi permohonan cuti dan pembaruan data pribadi. 
• Sebagai salah cara mematuhi regulasi dan kebijakan, termasuk pengelolaan data pribadi karyawan.
• Perusahaan dapat memperhitungkan tunjangan secara adil dan mengirimkannya tepat waktu. Alhasil, kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dapat meningkat dan semua karyawan diperlakukan secara adil. 

Dampak HRIS terhadap efisiensi dan produktivitas 

Menurut hasil riset Siengthai dan Udompool (2016), penggunaan software sistem HRIS bisa meningkatkan efisiensi waktu dan produktivitas kerja sebanyak 20%. Bagaimana caranya? Tentunya, hal tersebut sangat berkaitan dengan semua manfaat di atas.

Adapun menurut Abuhantash (2023), sistem HRIS membuat perusahaan bisa lebih fokus pada tugas yang lebih penting.

Pasalnya, penggunaan sistem HRIS memberi dampak signifikan terhadap efisiensi dan produktivitas manajemen SDM, seperti: 

• Tim HR dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual yang berulang. Sebab, software HRIS dapat mengotomatisasi tugas-tugas administratif. 
• Tim HR dapat mengalihkan perhatian dari kegiatan administratif ke pengembangan strategi yang meningkatkan kepuasan pegawai, seperti program pelatihan dan pengembangan karyawan. 
• Dengan platform terintegrasi, manajemen dapat memberikan feedback dengan lebih tepat waktu dan akurat. Lalu, perusahaan juga bisa mengidentifikasi area mana yang perlu ditingkatkan.
• Otomatisasi dalam HRIS juga bisa mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi pada input data manual. Hal itu tentu penting untuk menjaga akurasi data, yang berdampak langsung pada pengambilan keputusan dan perencanaan SDM. 

⁠Langkah-Langkah Implementasi HRIS bagi HRD 

Mengimplementasikan Human Resource Information System di perusahaan memerlukan perencanaan dan langkah-langkah yang terstruktur. Berikut adalah panduan lengkap untuk membantu tim HR dalam proses implementasi HRIS: 

Persiapan dan perencanaan 

Secara umum, proses perencanaan fungsi HRIS di perusahaan mencakup tahapan-tahapan di bawah ini: 

• Identifikasi kebutuhan: 
  Buatlah daftar fitur HRIS yang kamu butuhkan. Misalnya, kamu memerlukan pengelolaan data karyawan, penggajian, absensi, dan rekrutmen. Setelah itu, diskusikan berbagai kebutuhan itu dengan semua tim terkait.
• Tentukan budget: 
  Hitung biaya pembelian software, biaya implementasi, pelatihan, dan biaya pemeliharaan. Pastikan anggaran realistis dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Rencanakan timeline:
  Tentukan kapan kamu akan mulai mencari vendor. Selain itu, cek juga kapan proses instalasi dimulai sampai sistem berfungsi penuh. 

Pemilihan vendor HRIS 

Jika kamu sudah menentukan daftar keperluan, sekarang pilih vendor yang paling sesuai. Dalam memilih vendor, kamu bisa memperhatikan beberapa hal berikut ini: 

• Cari informasi tentang reputasi berbagai vendor HRIS dengan cara melihat ulasan, membandingkan fitur, dan mempelajari pengalaman pengguna lain.
• Buat daftar vendor yang potensial dan evaluasi fitur yang mereka tawarkan. Pastikan sistem mereka dapat mengakomodasi semua kebutuhan tim HR yang sudah kamu catat. Tidak lupa, jangan ragu untuk meminta demo produk mereka.
• Pertimbangkan integrasi HRIS dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaanmu, seperti software akuntansi atau project management.
• Cek layanan bantuan dan dukungan yang ditawarkan oleh vendor. Pastikan mereka menyediakan pelatihan, dukungan teknis, dan bantuan saat dibutuhkan.
• Bandingkan harga dari berbagai vendor. Jangan hanya memilih yang termurah, tetapi pertimbangkan juga kualitas layanan dan fitur yang ditawarkan, ya.
• Setelah mengevaluasi semua opsi, pilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Setelah itu, buat perjanjian yang jelas mengenai timeline dan dukungan implementasinya. 

Implementasi dan pelatihan 

Setelah proses perjanjian kerja sama dengan vendor, selanjutnya tim HR dapat mengimplementasikan HRIS. Berikut tahapan implementasinya: 

• Lakukan instalasi HRIS sesuai dengan timeline yang telah disepakati.
• Pastikan semua sistem berjalan dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang ada.
• Agendakan sesi pelatihan untuk tim HR dan karyawan yang akan menggunakan sistem.
• Pastikan semua pengguna memahami cara menggunakan HRIS dan dapat memanfaatkan fitur-fitur yang ada. 

Monitoring dan evaluasi 

Jika sistem sudah diimplementasikan, lakukan monitoring untuk memastikan semua fitur berfungsi dengan baik. Jika ada masalah teknis atau kebutuhan yang belum terpenuhi, pastikan kamu dan perusahaan menanganinya dengan cepat.

Kamu juga bisa mengumpulkan feedback dari karyawan mengenai pengalaman mereka menggunakan HRIS. 

Jangan lupa, lakukan evaluasi berkala untuk melihat apakah sistem memenuhi tujuan yang diharapkan atau tidak. Dengan begitu, HRIS bisa memberikan manfaat maksimal untuk mendukung manajemen SDM. 

⁠Persiapan Data yang Diperlukan HRD untuk HRIS 

Setelah menemukan sistem HRIS yang paling pas, kini saatnya kamu memasukkan data ke platform tersebut agar bisa digunakan. Bagaimana caranya? Yuk, ikuti langkah-langkah berikut ini:

Pengumpulan data karyawan 

Sebelum menggunakan software HRIS, kamu perlu mendapatkan data karyawan selengkap mungkin. Berikut adalah kategori pengelolaan data karyawan yang harus kamu kumpulkan: 

• Data pribadi, meliputi nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, tanggal lahir, nomor identitas, dan informasi kontak darurat. Pastikan semuanya sudah up-to-date.
• Riwayat pekerjaan yang dimulai dari tanggal masuk kerja, posisi yang dipegang, departemen, dan promosi atau perubahan posisi yang pernah terjadi. Catat juga kinerja atau prestasi khusus yang relevan.
• Data benefit seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan, informasi rekening bank, dan pajak yang berlaku.
• Catatan cuti dan absensi. Masukkan jumlah cuti yang telah diambil, sisa cuti, dan catatan kehadiran karyawan serta absensi harian.
• Data pelatihan dan pengembangan. Hal ini termasuk jenis pelatihan, tanggal pelaksanaan, penyelenggara, dan hasil atau sertifikat. 

Integrasi data dari sistem lama ke HRIS 

Kalau kamu sudah selesai mengumpulkan semua data karyawan yang diperlukan, integrasikan data tersebut ke software HRIS yang baru. Masing-masing software memang memiliki ketentuan tersendiri terkait integrasi data. Namun, secara umum kamu bisa mengikuti cara berikut ini:

• Evaluasi data yang ada: Cek apakah semua data dari sistem lama akurat, lengkap, dan relevan. Buanglah data yang tidak lagi diperlukan atau sudah kedaluwarsa.
• Format data: Sesuaikan format data agar sesuai dengan sistem HRIS yang baru. Biasanya, vendor akan memberikan panduan mengenai format yang diperlukan.
• Migrasi data: Gunakan alat migrasi data yang disediakan oleh vendor HRIS untuk memindahkan data dari sistem lama ke HRIS.
• Verifikasi dan testing: Pastikan semua data sudah masuk dengan benar ke HRIS, dan lakukan uji sistem dengan menjalankan beberapa skenario. 

⁠Manfaat Fitur Utama Sistem HRIS untuk Pekerjaan HRD 

Bagaimanakah software HRIS bisa membantu mengelola data karyawan dan pekerjaan tim HR lainnya? Pelajari penjelasan lengkapnya berikut ini:

Manajemen data karyawan 

Dengan HRIS, Kamu bisa mengelola data karyawan, mulai dari informasi pribadi, kontak darurat, hingga detail pekerjaan dalam satu sistem. Nah, dengan profil karyawan yang terpusat, kamu bisa mengakses informasi penting kapan pun sesuai kebutuhan. 

Kamu juga bisa melihat pengalaman kerja sebelumnya, kualifikasi pendidikan, dan pelatihan yang telah diikuti seorang pegawai. Berbagai informasi itu tentunya bisa membantu kamu dalam pengambilan keputusan mengenai promosi, pelatihan, dan pengembangan karyawan. 

Penggajian dan manfaat 

Selanjutnya, fitur penggajian otomatis di HRIS tentunya bisa membantu perusahaan mengatur penggajian bulanan, menghitung pajak, dan memproses potongan gaji dengan lebih efisien. Dengan demikian, pembayaran gaji pun jadi tepat waktu dan bebas dari human error. 

HRIS juga menyediakan fitur untuk melacak tunjangan kesehatan, asuransi jiwa, dan manfaat lainnya untuk menjamin transparansi. 

Rekrutmen dan onboarding 

ATS (Applicant Tracking System) dalam HRIS memudahkan tim HR dalam mengelola rekrutmen karyawan. 

Kamu bisa memposting lowongan kerja, melacak aplikasi pelamar, dan menyaring kandidat secara otomatis menggunakan HRIS. Dengan demikian, proses rekrutmen akan lebih rapi, efisien, dan memudahkan pengambilan keputusan. 

Setelah mendapatkan orang yang paling pas untuk sebuah pekerjaan, kamu juga bisa menjalankan proses onboarding dengan lebih terstruktur menggunakan HRIS.

Sebab, HRIS memiliki fitur untuk mengatur jadwal orientasi dan menyampaikan semua informasi penting untuk pekerjaan. 

Manajemen kinerja 

HRIS juga bisa membantu perusahaan menjalankan penilaian kinerja karyawan secara sistematis. Kamu bisa menetapkan kriteria penilaian, kehadiran karyawan, mengumpulkan feedback, dan menilai kinerja karyawan secara objektif. 

Jadi, evaluasi kinerja karyawan pun akan lebih adil, personal, dan konstruktif. Sebagai pelengkap, kamu bisa menetapkan dan melacak tujuan serta KPI untuk karyawan dengan HRIS. 

Intinya, sistem HRIS bisa memudahkan perusahaan, khususnya HRD, dalam memantau progres kinerja karyawan agar mereka bisa mencapai target yang ditetapkan. 

Pelatihan dan pengembangan 

Dengan menggunakan HRIS, perusahaan akan memiliki platform untuk mengelola program pelatihan online. Kamu bisa membuat dan mengatur pelatihan, melacak partisipasi karyawan, dan mengevaluasi hasil pelatihan dengan mudah. 

Bagaimana kalau kamu ingin mengelola sertifikasi karyawan? Dengan HRIS, kamu hanya perlu mencatat sertifikasi yang sudah diperoleh dan menentukan kapan sertifikasi perlu diperbarui. Jadi, standar profesional dan kinerja di perusahaan akan lebih terjaga. 

⁠Software HRIS Terpopuler yang Digunakan HRD 

Lantas, apa saja contoh software HRIS yang umum digunakan oleh tim HR di Indonesia? Berikut beberapa di antaranya:

Talenta 

Fitur-fitur utama dari HRIS Talenta adalah manajemen absensi, penggajian otomatis, dan pengelolaan cuti. Lalu, Talenta juga menyediakan fitur rekrutmen dan onboarding, penilaian kinerja, serta pelatihan dan pengembangan karyawan.  

Selain memiliki fitur yang lengkap, keunggulan lain dari HRIS Talenta adalah user interface-nya yang sederhana dan mudah digunakan. Software ini juga menawarkan dukungan yang kuat untuk para penggunanya. 

SAP SuccessFactors 

SAP SuccessFactors adalah sistem HRIS global yang menawarkan fitur manajemen kinerja dan tujuan, rekrutmen, pengembangan bakat, pembelajaran, hingga analitik sumber daya manusia.  

Berkat skalabilitasnya, perusahaan kecil maupun besar bisa menggunakan SAP SuccessFactors sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tools satu ini juga mendukung integrasi dengan banyak software keuangan dan manajemen proyek secara mudah.

Workday HCM 

Workday HCM menawarkan fitur lengkap untuk manajemen  HR, termasuk pengelolaan data pribadi karyawan, penggajian, dan manajemen pegawai.  

Keunggulan Workday terletak pada kemampuan analitiknya yang canggih, serta tampilan yang mudah digunakan. Banyak pengguna Workday HCM memuji sistem ini karena fleksibilitas dan kemampuannya dalam mengelola berbagai proses HR secara efektif. 

Tak hanya itu, dashboard yang interaktif dan laporan yang mudah diakses untuk membantu pengambilan keputusan berbasis data adalah dua keunggulan Workday HCM yang sangat berguna untuk kerja HRD. 

⁠Kesimpulan 

Software HRIS adalah sistem teknologi yang sangat penting untuk efisiensi dan produktivitas manajemen HR perusahaan. Sebagai HR, kamu bisa menyelesaikan tugas berulang secara otomatis, serta menyimpan semua data penting di satu tempat terpadu dengan menggunakan HRIS. 

Untuk bisa menggunakan sistem HRIS dengan lebih lancar, pastikan kamu mengimpor data karyawan yang akurat, terbaru, dan tidak terduplikat. Setelah itu, pilihlah vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan. 

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Human Resources Information System (HRIS) 

1. Berapa biaya implementasi HRIS? 
   Menurut Teknovidia, harga rata-rata sistem Human Resource Information System (HRIS) berkisar antara Rp12 ribu hingga Rp25 ribu per pegawai.
   ⁠
2. Bagaimana memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan? 
   Pertama, buat daftar kebutuhan fitur HRIS. Setelah itu, entukan budget maksimum, dan baca review pengguna lain ketika ingin memilih software HRIS. Terakhir, jangan pula memperhatikan kemudahan akses layanan bantuan dari setiap vendor Human resource Information System (HRIS) yang akan kamu pilih.
   ⁠
3. Apa saja langkah-langkah untuk migrasi ke HRIS? 
   Pastikan kamu sudah mengumpulkan dan membersihkan data yang akan diimpor terlebih dahulu. Setelah itu, ikuti petunjuk yang diberikan oleh vendor Human resource Information System (HRIS).
   ⁠
4. Bagaimana cara mengatasi masalah umum dalam penggunaan HRIS? 
   Kamu bisa memberikan pelatihan untuk semua orang yang akan menggunakan HRIS dan berkoordinasi dengan layanan bantuan dari vendor HRIS secara berkala